La saisie comptable est loin d’être une activité passionnante et de nombreux professionnels rêveraient que celle-ci soit simplifiée. Moins ils consacrent de temps à rassembler et à gérer les données et les chiffres, plus ils en gagnent pour les analyser et améliorer les informations fournies par l’entreprise. Seulement, comme la quantité de data générées augmente de façon exponentielle, le temps nécessaire à la saisie manuelle des écritures dans le grand livre de comptes d’un système ERP s’allonge d’autant. Surtout qu’il faut également en vérifier l’exactitude et les soumettre à un processus de validation interne souvent très contraignant, notamment quand les délais sont serrés en fin de mois. L’automatisation de ces tâches manuelles laborieuses et sources d’erreurs apparait dès lors comme une solution à explorer.
Des comptables sous pression
Pour collecter, acheminer et gérer les données destinées aux écritures du grand livre, les équipes comptables utilisent généralement une simple base Excel®. Cette approche, basée sur des processus manuels souvent réalisés dans l’urgence, compromet immanquablement la qualité des données. En effet, plus les informations à entrer sont nombreuses, plus le risque d’erreur augmente. Or, ces inexactitudes peuvent coûter cher aux entreprises et mettre en péril les audits et rapports qui en découlent.
De nombreuses entreprises sous-estiment encore le temps nécessaire à ces tâches. Pourtant, les équipes financières des grandes entreprises font bien souvent face à un nombre impressionnant d’écritures à gérer lors du rush de la fin de mois. Les professionnels ont beaucoup mieux à faire que de passer 4 jours consécutifs en fin de mois à saisir des centaines de milliers d’écritures ou à courir après leurs collègues pour s’assurer du respect des délais. Peu à peu, ils prennent donc conscience des gains potentiels que l’automatisation de ces processus pourrait leur apporter.
Une automatisation moins évidente qu’en apparence
Selon le cabinet McKinsey, 50 à 70 % des tâches dans une entreprise peuvent désormais être automatisées. À l’heure où gérer des volumes considérables de données et éviter les erreurs constituent deux impératifs d’une bonne utilisation d’un système d’information, les entreprises adoptent de plus en plus l’automatisation des processus robotiques (RPA) pour leurs tâches répétitives et structurées.
Pour autant, un processus en apparence simple au départ peut se révéler difficile à automatiser et à entretenir, car la gestion des exceptions, les retards dans le fonctionnement du système et d’autres facteurs n’ont pas été intégrés. Des problèmes de ce type peuvent entraîner des dépassements de coût et de délai dans un projet RPA, voire mener purement et simplement à son échec.
Des solutions adaptées existent
Aujourd’hui, il existe des solutions RPA dédiées aux logiciels de gestion, qui s’intègrent au système ERP de l’entreprise de manière très complète. Non seulement elles se révèlent robustes et parfaitement adaptées aux besoins, mais en plus, elles permettent à l’utilisateur de résoudre rapidement les erreurs à l’aide de logiciels connus comme Excel®, accélérant le déploiement et optimisant le ROI du dispositif.
Cette automatisation et la simplification qu’elle génère au quotidien pour les équipes comptables offrent ainsi de nombreux avantages. Elles permettent un contrôle des processus d’écritures et de gestion plus efficace, notamment lorsque de grandes quantités de données doivent être traitées, tout en améliorant la gouvernance et la qualité des informations renseignées dans l’ERP. De plus, elles permettent aux entreprises d’établir des rapports plus précis et fiables. En outre, libérés des pesanteurs du processus manuel, les professionnels ont plus de temps à consacrer à des tâches stratégiques qui renforcent la valeur de leur entreprise, tout en contribuant à éliminer le casse-tête de la fin du mois.
