Il faut toujours se poser les bonnes questions au bon moment. En tant que chef d’entreprise, quels sont mes besoins en termes de gestion, de comptabilité, de paye ? Quel logiciel choisir ?
Le créateur, tout comme n’importe quel chef d’entreprise, n’a que très peu de temps à accorder au choix d’une solution comptable. Quel logiciel doit-il choisir ? Comme bien souvent, tout dépend de l’organisation comptable, juridique et financière de la société. Dans un contexte professionnel de création la comptabilité est fréquemment tenue en interne. Il faut donc un logiciel capable de tenir la comptabilité, télédéclarer la TVA, éditer des paies, facturer, relancer ses clients, etc.
La tenue de la comptabilité doit être simple et son accès facile. Comme pour tous les logiciels, il faut s’habituer aux systèmes des éditeurs. Personnellement, je ne suis pas un grand fan de la saisie de factures assistée de chez Ciel ; j’utilise plutôt leur outil “saisie au kilomètre”. Quant à Sage, Cegid et EBP, ils fonctionnent sur une saisie libre dans les journaux extrêmement pratiques. Il existe de nombreux logiciels de gestion et nous ne pouvons que vous conseiller des logiciels ayant déjà fait leurs preuves. Petit détail à ne pas oublier lors de votre choix, vérifiez les compatibilités existantes entre les fichiers d’import-export, notamment avec Excel. Idéalement, le copier-coller est l’outil le plus simple.
Évidemment, vous vous en doutez, les sociétés éditrices de logiciels ne donnent pas gratuitement leurs solutions. Les prix sont parfois élevés, enfin tout dépend de votre référentiel. Par exemple, ne comptez pas moins de 600 € HT/an pour télédéclarer votre liasse. Sachant que la télédéclaration a été rendue obligatoire il y a quelques années, il n’est plus possible aujourd’hui de faire autrement que de passer par un partenaire agréé. Toutefois, d’autres solutions existent. Nous vous recommandons de faire appel à un expert-comptable qui lui, aura investi dans un logiciel agréé. Le service rendu sera tout à fait compétitif. Pour une vérification de dossier, assortie d’une assistance et de la télédéclaration de la liasse, comptez en moyenne 2 000 € pour une petite structure. Compte tenu du prix du logiciel, la prestation de l’expert-comptable ne s’élève alors plus qu’à 1 400 €. Une autre solution existe, encore plus économique mais sans aucun service qui consiste à utiliser des portails de déclaration, comme par exemple “Net Déclaration”. Pour 200 €, votre liasse fiscale sera télétransmise. Par contre, il faudra pour cela, la recopier entièrement à la main…
Il ne faut jamais négliger le gain de temps et de sérieux que procure l’utilisation d’un logiciel professionnel de facturation et de suivi clients. Tous les éditeurs en proposent un, mais il est rarement utilisé dans les TPE et PME qui pensent, à tort, qu’elles vont perdre leur temps. Pourtant, les factures éditées par le biais d’un logiciel de facturation sont directement transférables en comptabilité et constituent une base d’informations parfaite. Il ne reste plus qu’à extraire les adresses postales pour un publipostage ou les e-mails pour créer un e-mailing.
En fin de compte, c’est la paie qui requiert l’outil qui vous coûtera le plus cher. Cela s’explique simplement par l’importance du travail des éditeurs à mettre en place la législation et le nombre conséquent de mises à jour. Nous ne comptons plus les modifications de la loi Fillon par exemple… Là encore, le budget oscillera entre 500 € et 1 500 € par an pour une petite structure.
Le choc de simplification prévoit de nombreuses modifications dont notamment la DSN. La Déclaration sociale nominative repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d’événements. Cette nouveauté signifie que les éditeurs proposent de nouvelles versions ou des migrations possibles vers des solutions qui traitent ces nouvelles déclarations.
À ne pas oublier. Cela peut paraître évident, mais il faut également prendre en compte les besoins en versions multi-postes. En effet, si trois personnes ont besoin de saisir la comptabilité en même temps, il faut pouvoir pouvoir disposer de la licence qui permet de le faire. Or celle-ci a un coût d’achat non négligeable.
En résumé, pour un créateur d’entreprise, le pack basique de comptabilité, gestion commerciale, immobilisation et CRM est parfait. S’agissant des paies et des déclarations sociales, il est possible d’externaliser à un prestataire spécialisé ou à un cabinet d’expertise comptable afin de diminuer les coûts initiaux. Dès que vous envisagerez d’internaliser la partie paie, il deviendra nécessaire que vous vous équipiez afin de ne pas sacrifier des options précieuses comme les télédéclarations.
