Pour comprendre quelle infrastructure comptable convient à une société, il faut distinguer quels sont les besoins en comptabilité et le budget qui peut y être alloué suivant la taille de la structure. C’est ce que nous allons détailler pour une très petite entreprise (TPE) de 8 salariés, puis pour une entreprise de la catégorie des petites et moyennes entreprises (PME) de 45 salariés et enfin pour une entreprise de plus de 250 personnes.
1er cas : le coût de la comptabilité en interne pour une TPE
Évidemment, dans une petite structure, embaucher un comptable est exclu. L’objectif est de minimiser les coûts pour l’entreprise afin de lui permettre de se développer. Pour rappel, le salaire chargé d’un comptable débutant est de 30 000 € par an et celui d’un comptable confirmé peut dépasser les 60 000 € (charges patronales incluses). La seule solution viable économiquement est donc d’externaliser cette prestation ou de l’exécuter soi-même.
Si vous avez une âme de comptable et que votre souhait est de tout faire vous-même, les cours de Comptazine seront parfaits pour vous.
Il existe deux logiciels de comptabilité, gestion commerciale et paies très bien faits et de surcroît gratuits.
Open Concerto
Avec Open Concerto, la solution est simple : « Petite ou grande entreprise, vous disposez d’un outil performant basé sur des bases de données SQL reconnues. Sans bridages, le logiciel est multi-société, multi-site, multi-poste et multi-TVA. »
Dans les grandes lignes, Open Concerto fournit un système comptable complet incluant la comptabilité analytique, avec génération de bilans et de comptes de résultat. La gestion commerciale est incluse avec les devis, factures, avoirs, commandes, règlements et livraisons. Petit bonus, un CRM est inclus dans le pack.
Pour ce qui est de la paie, OpenConcerto permet d’éditer des fiches de paie personnalisées pour les salariés ainsi que la DADS-U (et prochainement DSN).
Oxygène
L’autre logiciel, tout aussi intéressant, se nomme Oxygène. « Memsoft offre à tous de l’Oxygène avec ses logiciels de Comptabilité, Gestion commerciale et Paie jusqu’à 9 salariés. Licence et Mises à jour sont gratuites en monoposte. »
Dans cette solution, la comptabilité, la paie (jusqu’à 9/mois) et la gestion commerciale sont gratuites. L’environnement ressemble beaucoup au logiciel Ciel dans son ergonomie et sa façon de présenter les tâches. La comptabilité Oxygène gère les écritures, le Bilan, le Compte de résultat, la TVA, une interface 3D, un potentiel multiposte, des tableaux de bord graphiques et les multidevise.
Pour ce qui est de la gestion commerciale, les fonctionnalités essentielles sont au rendez-vous : factures, commandes, BL, règlements, statistiques…
La Paie Oxygène est gratuite jusqu’à 9 bulletins par mois, mais ne permet pas d’accéder aux télé-déclarations qui sont en option payante. Point non négligeable, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est intégrée !
Déclarer ses résultats avec un centre de gestion agréé (CGA)
Toute entreprise industrielle, commerciale, artisanale ou agricole relevant de l’impôt sur le revenu (IR) ou de l’impôt sur les sociétés (IS), quel que soit son régime d’imposition (micro-entreprise, régime simplifié d’imposition ou régime du réel normal), peut adhérer à un centre de gestion agréé (CGA).
Toutefois, seules les entreprises relevant de l’IR et soumises à un régime réel d’imposition peuvent bénéficier des avantages fiscaux.
L’avantage fiscal
Les adhérents ont un avantage fiscal par rapport aux non-adhérents dans la mesure où ces derniers voient le montant de leurs revenus imposables majoré de 25 %. A cet égard, l’adhérent doit satisfaire à trois conditions cumulatives :
- être assujetti à l’impôt sur le revenu (IR) ;
- être placé sous un régime réel d’imposition ;
- avoir adhéré au centre de gestion agréé pendant toute la durée de l’année ou de l’exercice comptable. Néanmoins, s’agissant d’une première adhésion, la condition est considérée comme remplie si cette adhésion intervient dans les cinq mois du début de l’activité de l’adhérent.
La réduction d’impôt en passant par un Centre de Gestion Agréé
Les adhérents peuvent bénéficier d’une réduction du montant de leur Impôt sur le Revenu (IR) au titre des frais occasionnés par la tenue de leur comptabilité et leur adhésion au centre de gestion agréé dans les conditions suivantes :
- réaliser un chiffre d’affaires hors taxes inférieur aux limites du régime des micro-entreprises (à savoir : 82 200 € pour les ventes de marchandises ou la fourniture de logements et 32 900 € pour les prestations de services) ;
- être soumis sur option à un régime réel d’imposition. Par conséquent, cette réduction ne peut pas profiter à un adhérent relevant obligatoirement d’un régime réel d’imposition en raison de la nature de son activité ou de sa forme juridique.
Montant de la réduction d’impôt
La réduction est égale au montant des dépenses exposées pour la tenue de la comptabilité et l’adhésion au CGA dans la double limite de 915 euros par an et du montant de l’IR dû.
Coût d’un centre de gestion agréé
À titre indicatif, le coût d’adhésion à un centre de gestion agréé pour une entreprise se situe entre 150 et 350 € par an.
Conclusion : le coût de la comptabilité en interne pour une TPE
Réaliser sa comptabilité en interne nécessite du temps et des connaissances plus qu’un réel budget. Il faudra compter de nombreuses heures pour comprendre comment comptabiliser vos pièces, il faudra également du temps pour assurer la réalisation des fiches de paie sans erreur. Les ratés et retards dans vos déclarations fiscales, sociales et comptables coûtent cher, il vaut mieux être bien préparé.
2e cas : le coût de la comptabilité externalisée pour une TPE
Si vous pensez ne pas être suffisamment formé sur la tenue d’une comptabilité et l’établissement des déclarations fiscales et sociales ou que vous n’avez tout simplement pas le temps et que vous préférez vous consacrer à votre activité, il faut externaliser. Attention n’importe quel prestataire ne fera pas l’affaire !
Sachant que le volume des factures varie en fonction de l’activité, il est difficile de donner une grille tarifaire simple. L’intensité de l’activité sera une variable importante pour évaluer le coût d’une comptabilité. Il faut y ajouter le nombre de salariés de l’entreprise. Plus ils sont nombreux, plus les coûts augmentent. Si vous sollicitez votre expert-comptable pour des conseils en matière de gestion, organisation interne ou sur des points de droit fiscal, social… cela augmentera également le coût global de votre comptabilité.
Comptez également que le coût horaire de votre expert-comptable variera sensiblement selon le degré de complexité des tâches à réaliser. Pour information :
- Saisie comptable : entre 40 et 60 €/heure
- Bulletin de paie (avec déclarations associées) : entre 15 et 30 €/bulletin
- Révision de comptes : à partir de 80 €/heure
- Tableaux de bord : De 600 à 2 500 €/an
- Bilan et comptes annuels : entre 500 et 5 000 €/an
Il n’est pas rare de voir l’entrepreneur déposer ses sacs de pièces comptables en vrac chez son expert-comptable. Gardez en tête que le tri est une tâche que vous pouvez réaliser vous-même moyennant un peu d’organisation. Dans le cas contraire, votre expert-comptable vous facturera cette prestation.
A noter également, que le coût d’une comptabilité varie sensiblement en fonction du prestataire que vous allez choisir. L’expérience de l’expert-comptable, la situation géographique de son cabinet, ses qualifications sont autant de critères qui font varier son taux horaire.
Conclusion : le coût de la comptabilité externalisée pour une TPE
En externalisant cette prestation, vous gagnerez assurément beaucoup de temps. Dans une TPE, chacun doit travailler sur divers sujets mais réaliser une tenue comptable, éditer des bulletins de paie et réaliser toutes les déclarations sociales, fiscales et comptables est très chronophage pour un non-initié.
Pour un budget annuel de 4 000 € annuel, toutes ces prestations peuvent être réalisées par un cabinet d’expertise comptable.
Résumé du coût de la comptabilité externalisée pour une TPE
- Du temps pour classer ses pièces comptables
- 800€ HT de saisie
- 200€ HT de révision
- 600€ le bilan certifié
- 2400€ HT pour les paies, les déclarations sociales, les contrats de travail, soit 25 € HT le prix d’un bulletin moyen
3e cas : les coûts engendrés par la comptabilité dans une entreprise de 45 salariés
Il n’est pas encore question de parler de service comptable. A ce stade, un comptable unique peut se charger des obligations afférentes à la matière. Le rôle du chef d’entreprise est de choisir soigneusement son comptable. Les qualités primordiales du comptable unique doivent être sa conscience professionnelle, sa régularité, sa capacité à maîtriser l’outil informatique, sa capacité à s’adapter aux différentes situations, son honnêteté et sa confidentialité.
Le salaire annuel chargé pour un comptable unique débutant est de 30 000 € annuel. Cependant, il vous faut quelqu’un avec un peu d’expérience étant donné le volume de travail à gérer, la compléxité des tâches et l’environnement de travail. Comptez plutôt 50 000 €, voire 60 000 € pour un comptable d’expérience.
Certaines sociétés ont besoin, pour leur activité, de faire certifier leurs comptes par un expert-comptable. Cette prestation sera facturée entre 2 000 € et 7 000 € selon les spécificités de la société et de votre expert-comptable.
Pour travailler efficacement, le comptable aura besoin d’un univers informatique adapté. N’économisez donc pas sur les bonnes performances de son ordinateur. Une configuration standard (carte mère, processeur, ram), associée à un disque dur SSD, sera parfaite (budget 500 € HT).
Vous serez également soumis au racket organisé. La plupart des solutions comptables et paie sont facturées et coûtent très cher. Entre 1 200 € HT et 4 000 € HT/an. Ces solutions sont quasi-obligatoires dès que vos besoins sont conséquents. De plus des formations sont souvent nécessaires pour votre comptable unique, à moins qu’il sache paramétrer efficacement les logiciels. (Comptez 1 800 € HT/an de formation)
Il ne faut pas oublier les obligations légales annuelles telles que la tenue des assemblées générales, les procès-verbaux, le dépôt des comptes, les affichages légaux, etc. Ces prestations peuvent être réalisées par le comptable unique, s’il en a le temps et les compétences requises. Dans le cas contraire, cela pourra coûter à l’entreprise, de 1 600 € HT à 3 000 € HT/an.
Voici les différentes missions que peut réaliser votre comptable unique :
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Gardez toujours à l’esprit que votre comptable est le garant de la bonne tenue de vos comptes. Si des erreurs sont commises ou si les retards de déclaration sont trop fréquents, les amendes et les pénalités peuvent rapidement peser sur le budget. Un comptable qui ne s’occupe pas du recouvrement, n’avertit pas le chef d’entreprise quand un poste de dépenses est anormal, ne fait pas son travail correctement.
Conclusion : les coûts engendrés par la comptabilité dans une entreprise de 45 salariés
Il faut garder à l’esprit que pour répondre aux besoins de l’entreprise et aux besoins légaux l’enveloppe budgétaire sera d’environ 70 k€. Cela comprendra le salaire chargé du comptable unique, son poste de travail, ses outils logiciels, sa formation et les prestations complémentaires dont il aura besoin (expert-comptable, juriste, etc.)
4e cas : les coûts engendrés par la comptabilité dans une entreprise industrielle de plus de 250 salariés
Dès que des ramifications apparaissent dans une entreprise, il y a de plus en plus besoin de personnes pour faire le travail. Le phénomène est assez simple dans la mesure où les responsables délèguent du travail et sont anxieux quant à leur réussite sur leur secteur. Résultat : de légers sureffectifs si on ne fait pas attention. Compte tenu de l’importance de l’entreprise, on peut parler de service comptabilité, les besoins sont bien plus étendus lorsque l’entreprise a a un effectif supérieur à 250 salariés.
Organisation du service comptable, finance et RH
Les besoins en ressources humaines se sont multipliés, il n’est plus possible de n’avoir qu’un seul recruteur, surtout si le turn-over est important. Afin de pouvoir gérer le personnel, il faut organiser l’entreprise en la hiérarchisant.
Le volume de comptabilité est également plus important, les factures d’achats s’accumulent, il est alors nécessaire de créer des systèmes de validation de factures, de relancer les clients, d’avoir quelqu’un qui se charge de réduire le DSO (Days Sales Outstanding) en permanence…
Avec une structure plus importante ce sont d’autres problèmes qui surviennent. Un service informatique doit prendre en charge l’installation, la sécurité et la maintenance des logiciels mis à la disposition du service comptable.
Nous présentons maintenant l’organisation minimum en termes d’effectif du service comptabilité. Sans plus attendre, le voici :
- Un Responsable Administratif et Financier
- Un Chef Comptable
- Un Comptable Fournisseur
- Un Compte Client/Recouvrement
- Un Comptable Général
- Un Responsable des Ressources Humaines
- Deux Gestionnaires des Ressources Humaines
Total de l’effectif du service : 8 salariés. Afin d’évaluer au plus juste les coûts générés par ce service, il va d’ores et déjà falloir déjà estimer la masse salariale chargée.
Nous allons prendre pour base, un Directeur Administratif et Financier (DAF) avec de l’expérience, idem pour le Chef comptable et le Responsables des Ressources Humaines (RRH). Les autres collaborateurs auront 3 ans d’expérience. Le tableau ci-après présente les salaires et le nombre d’années d’expérience professionnelle requis (cf. rémunérations de l’étude Hays 2016).
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Poste |
Expérience |
Salaire Chargé |
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Un Responsable Administratif et Financier |
10 ans |
105 k€ |
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Un Chef Comptable |
8 ans |
85 k€ |
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Un Comptable Fournisseur |
3 ans |
32 k€ |
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Un Compte Client/Recouvrement |
3 ans |
40 k€ |
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Un Comptable Général |
3 ans |
46 k€ |
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Un Responsable des Ressources Humaines |
8 ans |
85 k€ |
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Deux Gestionnaires des Ressources Humaines |
3 ans |
40 k€ × 2 = 80 k€ |
Quels coûts pour quelle organisation ?
Ainsi que nous l’avons vu ci-dessus, les salaires pèseront pour 473 k€ sur la société. C’est le poste de dépenses le plus important.
L’équipe comptable a de lourdes responsabilités, il lui faut gérer toute la partie financière pour aider le comité de direction à piloter l’entreprise.
Dans ce type de structure, un reporting mensuel est de rigueur. Il faut donc mettre en place une organisation qui réponde à ces impératifs. La réception des documents, la saisie comptable et le classement des pièces comptables se fait au fil du temps par les comptables auxiliaires.
Le comptable général est en charge du traitement des notes de frais, du suivi des immobilisations, du traitement de la comptabilité générale et analytique jusqu’aux clôtures mensuelles à J+3, des refacturations inter-compagnies, du suivi du budget de trésorerie, de la saisie opérations diverses (OD), de l’analyse des comptes, de la justification des comptes et des déclarations fiscales.
Il aide le chef comptable à monter le bilan, à établir les comptes annuels et la liasse fiscale. Ce dernier, s’il n’est pas assisté d’un contrôleur de gestion, doit analyser l’ensemble des postes pour présenter la situation de l’entreprise.
Le chef comptable sera globalement en charge de superviser l’équipe, de monter les reportings et les études de variances. A ce type de poste, il n’est d’ailleurs pas rare qu’il soit en charge de l’établissement des reportings mensuels pour le groupe (avec RAF) à J+4, le calcul et le décryptage des ratios et reportings pour mettre en évidences des anomalies et/ou axes de progression (avec RAF). C’est également lui qui devra finaliser les paies.
Justement, parallèlement à la comptabilité et au traitement des questions relatives à la fiscalité, le volet social doit être également pris en charge. Les deux gestionnaires en ressources humaines doivent collecter les variables de paies, gérer les contrats de travail et saisir les éléments au sein du logiciel de paie. Une fois les paies préparées, le chef comptable peut finir le travail, réviser et valider les bulletins.
Les charges sociales sont généralement réalisées par le comptable général et la N4DS est soumise au contrôle du chef comptable.
Mais ce n’est pas tout ! Le service comptabilité doit donc remplir ces fonctions. Il doit être suffisamment bien organisé pour répondre aux impératifs légaux, gérer les flux financiers de l’entreprise et servir de base stratégique au décideur. Il doit aussi servir de rempart à toute dérive et permettre d’effectuer du contrôle interne.
Conclusion : les coûts engendrés par la comptabilité dans une entreprise de 250 salariés
Vous l’avez compris, il est très difficile de chiffrer précisément quels sont les coûts d’un service comptabilité taillé pour une entreprise de plus de 250 salariés. Selon l’organisation et les besoins, le service peut être plus ou moins volumineux. Si la direction de l’entreprise a besoin d’un reporting mensuel pour piloter la structure, si une comptabilité analytique est mise en place, si le secteur admet de longs délais de règlements nécessitant un suivi rigoureux, les besoins peuvent s’accroître.
Comptez tout de même 500 k€ pour gérer efficacement votre entreprise.
Pour aller plus loin :
Ce recueil de procédures est destiné aux créateurs (entreprises de moins de vingt salariés) afin de les aider dans la mise en place de l’organisation de leur entreprise. Il ne peut être exhaustif et chaque entreprise est tenue d’établir son propre manuel de procédures en fonction de son activité.
