Comment budgéter une fête d’entreprise ?

Communiquer n’est pas chose aisée. C’est encore plus vrai dans un cadre professionnel. Pourtant, il faut créer et dynamiser l’image des entreprises. Organiser une réception pour un événement est toujours une bonne idée, à condition de bien s’y prendre. Que ce soit pour la sortie d’une nouvelle application web, l’aménagement dans de nouveaux locaux, les 5 ans de la société ou bien réunir des clients pour les remercier, tous les prétextes sont bons !

Qui dit événement, dit dépenses et pas des moindres : la création, l’envoi et la diffusion des invitations, la location d’un espace, le mobilier, le traiteur, la décoration, le photographe, les animations, la sono…, le cas échéant, la vente d’alcool, les questions de droits d’auteur des musiques diffusées, les actions de prévention, la sécurité, les assurances car vous êtes responsable de la sécurité des personnes qui y assisteront…

Il faut donc planifier tout cela. Bien que nous allions vous révéler quelques astuces pour créer de super événements dans un budget serré, il faut tenir les comptes pour ne pas faire exploser la facture. Croyez-moi, cela peut arriver très vite si vous n’êtes pas vigilent.

Déterminez l’objectif de votre événement

Pourquoi organisez-vous un événement ? Il est essentiel de ne pas perdre de vue son objectif premier. Vous organisez votre événement pour vous faire connaître, pour rencontrer de nouveaux prospects, pour renforcer votre cercle professionnel, etc. L’événement doit donc vous mettre au centre de la scène et vous permettre d’arriver à vos fins.

Profitez de toute occasion pour enfiler votre costume d’organisateur d’événements et mettre en avant votre entreprise. Un événement, c’est avant tout une manière efficace de communiquer auprès de vos clients, vos prospects, vos partenaires, vos collaborateurs…

A la différence d’un emailing, d’un flyer ou d’un goodies, l’événement implique l’humain et provoque des rencontres tout en laissant des souvenirs. Vous ferez donc vivre une véritable expérience à vos invités.

Avec ou sans agence de Com’ ?

La question se pose si vous avez vraiment du temps à consacrer à votre événement et si celui-ci n’est pas trop complexe  comme c’est le cas de de l’organisation de petits événements où l’agence de communication n’apportera pas un véritable plus, ou encore quand le budget dont dispose une entreprise est très limité et que cette dernière peut déléguer une personne à l’organisation de l’événement.

La question peut aussi se poser alors même que des sociétés ont leur propre service dédié à l’événementiel ce qui lui permet de maîtriser l’ensemble de la chaîne de production d’une manifestation interne ou externe. En effet, certaines de ces entreprises font néanmoins appel  à des agences de communication car elles ont compris que c’est un gain de temps, de qualité et de créativité ; le rôle du service événementiel résidant avant tout dans une gestion optimum de la relation intense entre l’auteur de l’événement et l’agence événementielle.

Faire appel à une agence permet :

a) d’avoir un interlocuteur privilégié, professionnel de l’événementiel qui peut répondre à toutes vos questions.

b) de gagner du temps. Une agence vous fait gagner du temps dans la préparation de votre événement et dans la recherche des différents prestataires grâce à son réseau. Certaines agences sont capables de créer un concept sur mesure pour l’événement.

c) de gérer au mieux le budget. Malgré les honoraires de l’agence, cette dernière saura négocier les meilleurs tarifs car elle connaît les prix du marché et a souvent des accords avec certains fournisseurs du fait du volume réalisé avec eux.

d) d’être le chef d’orchestre de votre événement. Une agence maîtrise les outils techniques et logistiques. Par conséquent, elle s’assure du respect des normes de sécurité. De plus, elle est capable de coordonner une multiplicité d’intervenants ou de prestataires dans les délais impartis. Elle a les moyens de produire : est capable d’assurer la mise en œuvre de la manifestation, quels que soient le type d’événement retenu et les publics concernés.

e) de créer un événement clé en main. Vous êtes donc libre le jour J pour animer l’événement et profiter de la fête.

Établir un cahier des charges

Nous allons travailler sur une étude de cas pour vous lister des idées à mettre en application. Prenons le cas concret de Marie, 28 ans, qui vient de créer son entreprise dans le recrutement et aimerait organiser un événement. Comme sa création est récente, elle n’a pas de budget faramineux à consacrer à cet événement.

Quel en est l’objectif ?

Bien souvent, dans le feu de l’action, il est courant d’oublier l’objectif premier. Notez-le et n’hésitez pas à relire régulièrement votre cahier des charges en guise de piqûre de rappel. Marie vient de s’installer dans une pépinière d’entreprises.

Nous avons noté une liste d’objectifs principaux. Choisissez le ou les vôtres : remercier, fédérer, motiver, séduire vos clients, augmenter vos ventes, lancer un nouveau produit ou service, fidéliser, informer, célébrer, fêter, faire adhérer, convaincre, etc.

Quel type d’événement à organiser ?

Devez-vous organiser un événement en lien avec votre activité ou un événement décalé ? Dans le cas de Marie, elle organisera un atelier d’1h sur le thème « Percevoir la vraie nature de vos collaborateurs » au cours duquel elle dévoilera ses secrets. S’en suivra un moment de convivialité autour d’un petit-déjeuner pour poursuivre cet événement avec quelques animations. Afin d’attirer un maximum de monde, Marie souhaite que cet événement soit gratuit.

A qui cet événement s’adresse-t-il et combien de personnes sont-elles attendues ?

Public interne, externe, ciblé. Il faut déterminer de façon précise à quel public répond l’événement, la composition des invités, ainsi que le nombre de personnes à qui est destiné votre événement. Un public féminin n’aura pas forcément les mêmes attentes qu’un public masculin. De même,  pour un public d’ingénieurs informaticiens ou de commerciaux. Pour 50 convives présents, Marie devra donc inviter 500 personnes (en moyenne, 1 personne présente sur 10).

Donnez un nom à votre événement

Le nom de votre événement n’est pas un sujet anodin, au contraire, il sera le centre de votre communication. Il est donc important de s’attacher à trouver le nom qui sera le plus adapté non seulement à l’événement mais également au message qu’il véhicule pour l’entreprise et sa philosophie.

Quelques recommandations : Faites un brainstorming afin d’évoquer les idées de chacun. Qu’il soit en français ou en anglais, le nom doit être assez court, parlant et facile à retenir. Il peut être opportun d’y inclure le nom de l’entreprise: « Les secrets de Marie ».

Choisissez une date et un lieu

Une fois votre cible définie, vous êtes à même de choisir une date et un lieu.

La date

Marie a bien compris que les chefs d’entreprise ont en général moins de disponibilités pendant les vacances scolaires, les lundis (journées réservées à la lecture des emails reçus le week-end, aux réunions équipe…), mercredis (des collaborateurs travaillent au 4/5e et peuvent être absents) et vendredis après-midi (fin de semaine). Elle souhaite donc organiser son atelier le mardi ou le jeudi hors vacances-scolaires de 8h30 à 9h30 qui sera suivi d’un petit-déjeuner jusqu’à 10h00. De plus, attention aux jours fériés qui engendrent souvent des ponts.

Il faut être attentif aux dates des événements déjà prévus. Pour avoir une vision globale des événements professionnels, n’hésitez pas à vous rendre sur le site de la Chambre de Commerce et d’Industrie et de l’Union patronale de votre département.

Le lieu

Privilégiez les endroits proches d’une sortie d’autoroute avec un parking à proximité ou d’une station de métro / tramway / bus. Rappelons que Marie n’a pas de budget conséquent pour cet événement. De ce fait, elle peut faire une demande salle à sa pépinière d’entreprises qui dispose bien souvent d’une salle commune ou bien d’un lieu prêt à le recevoir gratuitement en échange de visibilité. Axez vos partenariats vers des lieux nouveaux (restaurants, hôtels, espaces coworking) qui cherchent principalement à se faire connaître, parfois même des lieux un peu insolites. N’hésitez pas à faire ce type de partenariat « gagnant-gagnant » : grâce à l’événement de Marie, le lieu pourra se faire connaître auprès de 50 chefs d’entreprise.

Définissez un budget

Créer un événement nécessite de déterminer un budget ou au moins une fourchette budgétaire. On pourra se référer aux événements précédemment réalisés s’ils répondent aux mêmes caractéristiques.

Si vous travaillez avec une agence, vous lui communiquerez votre budget global ou la fourchette budgétaire allouée à l’organisation de votre événement. C’est en effet une donnée essentielle.

Sans cette information budgétaire, une agence ne pourra pas travailler pour vous. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elle ne saura pas où aller et pour à un événement donné, la recommandation de l’agence sera différente en fonction du budget accordé. Imaginons que vous souhaitiez vous faire construire une maison. Vous consultez un architecte.  Et dans ce cas,  le rendu ne sera pas le même suivant que vous avez un budget de 200 000 euros € ou d’un million d’euros. Il en est de même pour le travail d’une agence, d’autant plus que sa rémunération est comprise dans votre budget.

Déterminer de façon précise votre budget vous permettra de savoir où vous voulez et pouvez aller.  Cela vous permettra également de répartir au mieux les différents postes de l’organisation de votre événement : location de salle, restauration, décoration, animation, cadeaux aux invités, etc.

Astuces

• Listez dans votre tableur toutes les dépenses « à prévoir ». Par exemple, Marie va tout faire pour négocier un espace gratuit au sein de sa pépinière ou ailleurs mais en attendant, elle le budgétise dans son tableur.
• Répertoriez des prestataires pour chacun des postes de dépenses. Faites passer le mot autour de vous via vos réseaux sociaux par exemple « Recherche traiteur, fleuriste et photographe». En publiant ce post, Marie s’est aperçue que le cousin de son ex-collègue de travail est photographe et que la petite amie de son voisin de bureau est traiteur.
• Faites des demandes de devis chez 3 prestataires minimum pour chacun des postes de dépenses. Privilégiez les prestataires locaux qui seront plus réactifs et pourront par la suite devenir vos partenaires ou clients, qui sait ?
• Il ne faut pas hésiter à décrocher son téléphone pour faire des demandes de devis. Cela permet de faire une demande plus précise, de discuter avec le prestataire, d’écouter ses conseils et de créer du lien. Ne vous fiez pas au prix global et entrez dans le détail de chaque prestation.

La rentabilisation de l’événement

Vous avez inscrit des dépenses dans un tableau en prévoyant une colonne recettes… Il fallait s’y attendre, nous allons maintenant essayer de rentabiliser l’événement.

Dans un premier temps, basez-vous sur votre tableur Excel dédié au budget et faites la liste de tous les postes qui peuvent faire l’objet d’un partenariat. Dans le cas de Marie, il y a la location de la salle, le petit-déjeuner, le photographe, les animations…

Ensuite, distinguez les partenariats financiers des partenariats nommés « échanges de visibilité». Dans le premier cas, Marie demandera par exemple, à une banque de lui octroyer la somme de 1 500 euros pour pouvoir régler une partie des frais de traiteur en échange du logo présent sur les supports de communication et d’un petit discours de la part du directeur de la banque avant l’apéritif. Dans le second cas, Marie apposera le logo du photographe sur les supports de communication en échange de la prestation.

Listez les prestataires susceptibles d’établir avec vous des partenariats financiers ou bien de l’échange de visibilité. Choisissez des prestataires locaux et encore une fois, n’hésitez pas à mobiliser votre réseau. Marie a posté sur Linkedin « Recherche un photographe pour une prestation de 3 heures en échange de visibilité auprès de 50 chefs d’entreprise». Elle a été mise en relation avec une photographe intéressée par le deal à condition qu’elle obtienne la liste des adresses email des chefs d’entreprise présents à la suite de l’événement en contrepartie de la prestation de photographie. Bingo !

Créez un dossier de partenariat avec les informations suivantes : nom, date et lieu de l’événement, l’objectif, la cible ainsi que ce que vous pouvez proposer à vos futurs partenaires. Si c’est un événement récurrent comme un salon professionnel par exemple qui existe depuis 5 ans, faites figurer le nombre de visiteurs, les retombées presse… Ces chiffres intéresseront beaucoup vos futurs partenaires. Il ne doit pas faire plus de 5 ou 6 pages et doit être agréable à lire.

Démarchez téléphoniquement vos partenaires avant de leur envoyer le dossier de partenariat. Cela vous permettra de l’envoyer aux personnes intéressées et dans le même temps, de pouvoir le personnaliser.

Enfin, réalisez un suivi en relançant vos partenaires et privilégiez les rendez-vous. Une rencontre humaine n’a pas de prix et vous ouvrira de nombreuses portes.

Le rétroplanning

Comme son nom l’indique, il s’agit de créer un planning pour organiser votre événement.

• Dans un premier temps, munissez-vous d’une feuille blanche et listez dans le désordre, toutes les tâches à accomplir pour le bon déroulement de votre événement. Ne vous restreignez pas et notez tout ce qui vous passe par la tête, même les tâches qui pourraient vous paraître minimes mais qui ont chacune leur importance.
• Puis, classez les tâches listées par ordre de réalisation.
• A l’aide d’un calendrier, fixez des dates précises pour chacune des actions et attribuez-les clairement à un membre de l’équipe.
• Mettez au propre votre rétroplanning sur un tableur et imprimez-le en A3 afin de l’avoir régulièrement sous les yeux.
• Au fur et à mesure, faites évoluer votre rétroplanning en surlignant les tâches effectuées, en rayant des tâches obsolètes et en en ajoutant de nouvelles. Gardez les traces des différentes versions au cas où l’événement en question deviendrait récurrent, elles pourraient alors vous servir de base de travail.

Communiquez sur l’événement

Créez & envoyez un « Save-the-date» à vos invités quelques semaines environ 4 à 5 semaines avant l’événement pour les prévenir en amont. Indiquez les éléments principaux comme le nom de l’événement, la date, le lieu mais n’en dites pas trop pour autant. Faites de votre «Save-the-date» un véritable teaser : vos invités auront hâte de recevoir l’invitation officielle. Vous pouvez utiliser Mailchimp pour l’envoi de vos emailings. En parallèle, utilisez les médias sociaux pour relayer l’information à l’aide de Buffer pour y passer le minimum de temps.

Créez & envoyez une invitation officielle par email à vos invités 3 semaines avant l’événement. Stipulez que l’inscription est obligatoire de manière à pouvoir recenser les personnes présentes et à prévoir le nécessaire pour le petit-déjeuner ; tel est le cas de Marie.

Libre à vous de créer et de faire imprimer quelques flyers et des affiches. Marie a passé un partenariat avec une entreprise d’impression, ce qui lui a permis d’afficher des visuels au format A3 au sein de sa pépinière d’entreprises.

Relancez vos invités et envoyez-leur un dernier email la veille de l’événement avec les informations principales : les horaires, à quelle station de métro s’arrêter, où se garer, qu’ils n’oublient pas d’apporter leurs cartes de visite… Vous pouvez aussi décrocher votre téléphone pour les derniers rappels ou bien utiliser l’envoi de textos qui fonctionnent très bien.

En parallèle, prenez contact avec des journalistes susceptibles d’être intéressés par votre événement. Marie prendra donc contact avec des journalistes économiques. Pour ce faire, elle répertoriera les noms, prénoms et adresses emails des journalistes, bien souvent présents au sein des journaux (à la fin des articles ou bien dans l’ours). Il leur enverra ensuite une invitation presse.

A propos des lieux de l’événement, ne lésinez pas sur la signalétique; l’endroit doit être simple à trouver. Vous pouvez faire des panneaux pour rappeler le hashtag de votre événement afin d’inciter vos invités à l’utiliser. N’oubliez pas d’alimenter les réseaux sociaux le jour J. Avertissez tous les invités à l’aide de panneaux A3 qu’ils sont susceptibles d’être pris en photo lors de l’événement afin de vous protéger. 

Après l’événement, envoyez un email de remerciement à tous les participants et aux partenaires de l’événement. Si des photos ont été prises, ajoutez un lien pour les consulter. Sur les médias sociaux, publiez des photos de l’événement les jours suivants : les personnes présentes seront ravies de revivre l’événement et cela peut donner envie à d’autres personnes de venir à l’un de vos prochains événements. Dans les 24 heures qui suivent l’événement, envoyez un communiqué de presse et quelques photos haute-définition aux journalistes. Cela permettra aux journalistes absents de communiquer tout de même sur votre événement. Le communiqué de presse (1 page maximum) doit relater les grandes lignes et les chiffres clés de votre événement. N’omettez pas d’y mettre votre contact afin d’être joignable en cas de questions de la part des journalistes.

Jour J

Après plusieurs semaines, voire plusieurs mois d’organisation, le jour J est arrivé. Partagée entre le stress et l’excitation, Marie a très peu dormi les nuits précédentes.

Voici quelques conseils pour que votre événement se déroule au mieux :

Tout d’abord, organisez un dernier brief, 1 heure avant l’événement en présence de toute l’équipe. C’est l’occasion de donner les dernières instructions, de répondre à d’éventuelles interrogations et de favoriser la cohésion d’équipe. Ne lésinez pas sur les encouragements et soyez reconnaissant.

Malgré le stress et la fatigue, soyez souriant et accueillant avec vos invités. Il se peut que certains ne soient pas satisfaits : le cocktail ne leur plaît pas, ils estiment qu’il y a trop d’attente au niveau de l’accueil… Votre événement ne pourra pas plaire à tout le monde. Prenez les critiques avec le sourire et soyez à l’écoute des remarques de vos invités.

Enfin, montrez-vous disponible et calme : soyez joignable pour votre équipe qui fera appel à vous pour régler différentes problématiques. Ayez le sens des priorités pour gérer ces petits soucis qui seront tous « très urgents ». Relativisez avant tout !