Comment manager son apprenti ?

Manager, ça s’apprend. Tout le monde n’a pas des qualités de leader innées. De plus, régner en maître incontesté sur son équipe, ce n’est pas franchement un bon management. Il n’y a pas de recette miracle,  mais en revanche un travail de fond à faire continuellement.

Outre des compétences techniques, être manager nécessite d’avoir à la fois des qualités relationnelles pour gérer et encadrer une équipe dont vous êtes responsable, qui a un flux continu de dossiers, à traiter une tonne d’e-mails, ce qui fait de  nouvelles et nombreuses difficultés. L’affaire se corse encore plus avec un apprenti car il peut rapidement si on n’y prête pas attention,  se désintéresser des tâches qui lui sont imparties, se fatiguer, voire être apeuré, ne plus se concentrer et faire des erreurs d’inattention…

Il existe deux méthodes pour devenir manager. Soit le niveau d’études ou l’expérience permet d’être directement recruté comme manager et il faut alors prendre sa place dans une équipe déjà constituée. Soit l’équipe se constitue au fil du temps et le manager devient responsable en agrandissant son service.

Dans tous les cas, il faut savoir communiquer et être capable d’écouter. Si l’exercice est plus délicat lorsqu’il s’agit d’encadrer un apprenti, pour autant, prendre en compte les différences, les personnalités et les aspirations des membres de l’équipe, demeure le secret.

Pour atteindre les objectifs fixés, l’encadrant doit être capable d’obtenir le meilleur de ses collaborateurs. Au-delà de ses compétences techniques qui restent indispensables pour légitimer son autorité, il apparaît comme une courroie de transmission entre la direction générale et ses collaborateurs. C’est tout l’art du management d’équipe : obtenir sans imposer, écouter et savoir trancher.

Dans une TPE (Très Petite Entreprise), l’incorporation d’un apprenti est un événement. Afin de répondre au surcroît d’activité et au développement de l’entreprise, on ajoute une nouvelle casquette à l’un des membres de l’équipe : celle de tuteur. Ce dernier devra conduire le développement du nouvel apprenti. Il n’y a pas de droit à l’erreur en matière de choix de l’apprenti. En effet, son embauche rime souvent avec développement de la société. Il faut donc organiser son arrivée ! La préparation est la clé d’une bonne intégration d’un nouvel apprenti. Il est important de définir ses objectifs et ses missions avant son arrivée afin de lui proposer un parcours d’intégration cohérent et solide dès son premier jour.

L’apprenti a un réel besoin de  soutien de la part de son tuteur au début du contrat. Si l’accompagnement est efficace, alors la nécessité d’être chaperonné se fera de moins en moins sentir au fil du temps. L’investissement du manager doit représenter environ et en moyenne 10 % de son temps de travail. Au cours de cette période, il est indispensable pour toute personne managée, d’entendre des commentaires appréciatifs sur le travail réalisé. Cela renforcera le lien manager/managé, mais attention, les commentaires doivent être réels et étayés par des éléments de preuves. Il ne s’agit pas de passer de la pommade.

Les objectifs S.M.A.R.T

Il existe deux catégories de managers : ceux qui veulent un résultat et ceux qui veulent un travail. Les premiers savent clairement exprimer un objectif SMART (Spécifique, Mesurable, Approprié, Réaliste, borné dans le Temps). Les seconds s’épuisent à donner des ordres de micro-exécution.

S comme spécifique

La formulation d’un objectif se doit d’être la plus précise et la plus compréhensible possible, afin d’éviter tout égarement nuisible à la bonne marche du projet en cours d’exécution. Ce critère permettra à quiconque d’avoir une lecture concise du but à atteindre, tout en percevant sa faisabilité. La simplicité est donc le maître mot ici, ce qui a pour avantage de permettre de cerner d’avance les éventuelles difficultés qui pourraient surgir, pour définir les stratégies à mettre en œuvre le cas échéant. Cet aspect est encore plus crucial pour l’apprenti pour qui le sujet est nouveau, qu’il ne l’est pour le reste de l’équipe.

M comme mesurable

Le caractère mesurable contenu dans le concept des objectifs S.M.A.R.T assure un fondement concret au projet, fondement sur lequel on peut se baser pour obtenir des informations sur ce qui a déjà été accompli et sur ce qui reste à faire. C’est un critère qui permet d’avoir une idée de l’évolution du projet en cours d’exécution. Il est ainsi possible de prendre à temps les décisions qui s’imposent et de mettre en place les mesures nécessaires au bon déroulement de l’apprentissage au sein de l’entreprise.

A comme accessible

Les objectifs que l’on se fixe dans le cadre d’un projet doivent pouvoir être accessibles, et le fait d’avoir la certitude que l’on est capable de les mener à bien, peut constituer une grande source de motivation. Le caractère d’accessibilité va souvent de pair avec l’ambition. En un mot, les objectifs visés doivent être assez ambitieux pour susciter chez les personnes impliquées dans la conduite du projet, l’envie de donner le meilleur d’elles-mêmes. Il faut toutefois veiller à ne pas faire dans la démesure, au risque de ne jamais pouvoir atteindre le bout du tunnel a fortiori si l’employé concerné est un apprenti.

R comme réaliste

Le quatrième conseil prodigué par les objectifs S.M.A.R.T est de rester le plus réaliste possible, afin de ne pas avoir à douter ne serait-ce qu’un instant, du fait que le projet soit réalisable, quelles que soient les difficultés qui surviendront. Ce critère est aussi très important dans le cas où l’on souhaite s’entourer de collaborateurs ou bénéficier du soutien d’un investisseur. Il faut que la faisabilité de la chose saute tout de suite aux yeux, afin d’encourager les différentes parties à s’impliquer comme cela se doit. L’apprenti sera sensible à cet aspect réaliste du projet et sa motivation en sera d’autant impactée.

T comme temporel

Quel que soit le type d’objectif qu’on se fixe, il doit être limité dans le temps, afin d’éviter que le projet ne s’enlise et ne crée des dépenses énergétiques et financières inutiles et surtout infructueuses. Il convient donc de définir une certaine contrainte temporelle, un certain délai à respecter, afin d’engendrer le dynamisme nécessaire à une bonne productivité. Cette limite temporelle apporte à l’apprenti un cadre de travail.

L’échange d’informations entre Tuteur et Alternant

Le contrôle de l’accomplissement des objectifs est un moment privilégié. Il vous offre de multiples opportunités de valoriser les efforts, les initiatives et les réalisations de votre apprenti. Il vous permet également d’apprécier la nature et le niveau de son implication.

Outre le fait que l’apprenti peut vous apprendre de nouvelles méthodes ou techniques récentes, il pourra également vous aider à mieux vous connaître en tant que manager. Apprenez à donner et à susciter un feedback humaniste qui suggère l’amélioration continue.

Ce type d’entretien se réalise au minimum une fois par an. Il passe en revue les réalisations, les comportements et les aspirations de votre apprenti. Au cours de ces entretiens, vous pourrez également fixer le cadre de travail pour l’année à venir, vos attentes, les objectifs en matière de comportements, de niveau d’autonomie, de développement des compétences, etc. Vous serez également en mesure de jauger la motivation de votre « disciple », ainsi que son désir de poursuivre l’aventure avec vous…

Afin de pouvoir sereinement gérer l’entretien, nous vous avons préparé une grille d’entretien qui vous permettra de comparer les résultats d’entretiens en entretiens et d’apprentis en apprentis.