Pas facile d’être un travailleur non salarié (TNS), surtout à la retraite. Il existe plusieurs caisses de cotisations, en fonction de l’activité du TNS. En fonction de l’activité de l’entreprise, un code NAF est attribué. Ce code est repris pour déterminer la caisse dont le TNS dépend.
C’est à la création de l’entreprise qu’un code NAF, la nomenclature de l’INSEE, est attribué. Ce code NAF sert notamment pour la désignation de l’OPCA auquel l’entreprise devra cotiser. L’OPCA ne vous enregistre pas à la création de votre société. Ce n’est que l’année suivante de la première embauche qu’elle pourra réaliser ses déclarations de taxe professionnelle. Ainsi, l’OPCA enregistre l’entreprise et créé le dossier.
La prise en charge d’une formation est possible soit directement avec le budget formation de l’entreprise, soit en versant un pourcentage de votre masse salariale à un organisme collecteur (OPCA : organisme paritaire collecteur agréé). Cette procédure entre dans le cadre de votre obligation de participer au financement de la formation professionnelle.
Votre contribution varie selon la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité professionnelle :
- si vous avez moins de 10 salariés, le versement à un OPCA est obligatoire ;
- si vous avez 10 salariés et plus, vous avez le choix de gérer directement votre budget formation ou de verser tout ou partie de votre contribution à un OPCA.
A noter que depuis la loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation tout au long de la vie, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent verser une contribution au Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) via un OPCA formation. Le taux de cette contribution est déterminé chaque année par arrêté ministériel entre 5 et 13 %. Pour 2010, il a été fixé à 13 % de l’obligation légale relative au plan de formation.
Quelle est la procédure à suivre pour obtenir la prise en charge d’une formation ?
Notre méthode pour la prise en charge
Si l’entreprise n’a pu respecter le délai de demande de subrogation ou si elle n’a pas pu l’obtenir, elle peut, sous certaines conditions, obtenir le remboursement de la formation effectuée.
Condition impérative : l’accord de l’OPCA sur le remboursement de la formation doit être obtenu
Étape 1 : Obtenez la convention de formation
Vous devez obtenir du formateur indépendant ou du centre de formation, le programme pédagogique de la formation que vous souhaitez suivre.
Ce programme doit mentionner le coût de cette formation, sa durée en heures et en jours, le détail de la formation.
Vous devez faire accompagner ce programme d’une convention de formation. Ce document est contractuel entre vous et le formateur. Il comporte le numéro de Siret du formateur (ou du centre), son numéro de déclaration d’activité de formation, ses coordonnées, le nom des salariés concernés par la formation.
Étape 2 : la demande à l’OPCA
Adresser une demande de prise en charge de la formation à votre OPCA. Le programme de la formation doit être joint.
L’OPCA peut décider de financer tout ou partie de la formation. Il s’agit généralement d’un calcul forfaitaire qui peut prendre en compte les frais liés au formateur, mais aussi les frais annexes tels que les déplacements ou l’hébergement du formateur. Votre entreprise doit directement voir avec son OPCA quel est le budget qui peut être consacré à cette formation.
Il est impératif de ne pas commencer la formation avant d’avoir obtenu la réponse écrite de votre OPCA (accord de prise en charge). Plusieurs salariés peuvent figurer sur la même demande. Il convient de nommer chacun des salariés et de joindre une copie d’une de leurs feuilles de salaire à titre de justificatif.
Étape 3 : la feuille d’émargement
Après la formation, il faut signer et récupérer la feuille d’émargement à la fin de la session : ce document permet à l’OPCA de l’assurer de la participation effective de votre salarié. Souvent, ce document est collectif (chaque participant signe sur la même feuille), mais il peut être individuel, ce que l’on nomme « attestation individuelle ». Ce document, fourni par l’organisme de formation, est indispensable pour la prise en charge de la formation.
Étape 4 : se faire rembourser par l’OPCA
Envoyer votre facture pour remboursement à votre OPCA. Cette facture va comporter 2 montants :
- le coût pédagogique : il s’agit du prix HT de votre formation ;
- le montant des frais annexes : ces frais sont ceux du déplacement de votre salarié pour assister à la formation : frais de transport, repas et hébergement. Les OPCA les remboursent soit en « frais réels », c’est-à-dire au coût réel que vous avez déboursé, soit suivant des montants forfaitaires.
Il faut joindre à cette facture :
- la convention de formation précédemment établie et signée ;
- la feuille d’émargement ou l’attestation individuelle de présence signée.
Synthèse de la prise en charge de la formation
Et hop, le règlement de l’OPCA selon les conditions prévues est en route. Il faut compter entre 2 et 6 semaines pour que l’OPCA traite votre dossier.
