Je vous rassure tout de suite, devenir organisme de formation n’est pas si difficile. Nous allons ensemble monter un petit dossier administratif et faire le détail de tout ce qu’il faut ! Sont concernés, toute personne physique ou morale, société, profession libérale, travailleur indépendant, auto entrepreneur, association…- de droit privé ou de droit public qui dispose donc d’un numéro SIREN et qui réalise des prestations de formation professionnelle continue au sens de l’article L.6313-1 du code du travail, à titre principal ou accessoire.
Première étape, il faut un premier client
Ce premier client est essentiel car pour constituer son dossier, il faut délivrer un programme de la formation, une première facture et une convention ou un premier contrat de moins de 3 mois.
Le concept peut paraître un peu bizarre. La logique voudrait que ce soit l’entreprise qui réalise ses démarches en amont pour qu’elle soit dans un cadre légal établi. En fait, facturer de la formation est tout à fait autorisé. Ce système d’obtention d’agrément une fois le processus déclenché, est tout simplement un moyen pour que l’administration ne croule pas sous les demandes.
Voici la liste des documents constitutifs du dossier :
- Le bulletin de déclaration d’activité en tant que prestataire de formation
- le justificatif d’attribution du numéro Siren (Kbis, avis de situation au répertoire Sirène, etc.)
- la liste des formateurs
- le bulletin n°3 du casier judiciaire de moins de 3 mois
- le curriculum vitae des formateurs
- une 1ère convention ou un 1er contrat daté de moins de 3 mois
- le programme détaillé de l’action de formation
L’ensemble de ces éléments est à envoyer à l’adresse suivante : Département du Contrôle de la Formation Professionnelle (DCFP)
Le programme de formation : en détail
Pour être finançable sur les fonds de la formation professionnelle continue (et donc par OPCA3+), une action de formation doit être réalisée conformément à un programme écrit (article L. 6353-1 du Code du travail) qui doit notamment préciser :
- les objectifs préalablement déterminés, en particulier concernant les compétences et/ou connaissances que la formation permet d’acquérir,
- les «prérequis» (connaissances préalables nécessaires pour suivre la formation),
- les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre,
- le dispositif de suivi et d’évaluation prévu.
Selon l’action envisagée, le programme de formation est établi par l’organisme de formation (action externe) ou par l’entreprise elle-même. Il doit impérativement être remis au stagiaire avant son inscription définitive (article L. 6353-8 du Code du travail).
Un programme de formation doit ainsi comporter au minimum les mentions suivantes :
- Objectif(s) : Il s’agit d’expliciter le but précis à atteindre par le stagiaire, notamment en termes de compétences ou de qualification à acquérir, que la formation soit sanctionnée ou non par un titre, un diplôme ou un certificat de qualification professionnelle (CQP).
- Public et prérequis : Pour toute action, il convient de définir : le public concerné (catégorie, fonction, poste de travail ou formation « tous publics ») et les conditions d’accès (prérequis, niveau exigé…) pour suivre le programme.
- Durée : Le programme doit préciser la durée de l’action, sa répartition dans le temps, ainsi que les dates de début et de fin de la formation. Le déroulement de l’action peut être présenté sous la forme d’un calendrier ou d’un planning.
- Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement : Sont à décrire : les éléments matériels de la formation (supports pédagogiques et techniques, salles de formation, équipements divers, documentation, outils pédagogiques…) et les compétences techniques, professionnelles pratiques ou théoriques des formateurs en rapport avec le domaine de connaissances concerné et ayant la capacité à transmettre leurs connaissances.
- Contenu : Le contenu détaillé de la formation doit être en cohérence avec les objectifs et faire apparaître de façon exhaustive les différentes phases théoriques et pratiques du stage.
- Suivi et évaluation : Doivent également être précisés dans le programme, les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action (responsabilité de l’organisme de formation ou de l’entreprise en cas de formation interne), à l’aide de documents tels que rapports ou mémoires, comptes rendus, feuilles de présence émargées par les stagiaires… et d’en évaluer les résultats (responsabilité de l’entreprise ou de l’organisme de formation), afin de déterminer si le stagiaire a acquis les connaissances ou les gestes professionnels visés.
La déclaration d’activité
Jusqu’à la délivrance du récépissé comportant le n° d’enregistrement, l’organisme ou le formateur indépendant est réputé déclaré. Le préfet doit donner sa réponse dans les 30 jours. Le silence de l’administration gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration.
Toute modification de la déclaration initiale (dénomination de l’organisme, adresse, statut, identité du responsable, etc.) ou toute cessation d’activité doivent être déclarées dans les 30 jours.
Tous les organismes de formation et les formateurs indépendants déclarés figurent dans la liste publique des organismes de formation.
Cette liste, consultable en ligne gratuitement, comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, ses effectifs, la description des actions de formation dispensées et au nombre de personnes formées, les salariés en particulier.
L’enregistrement de la déclaration d’activité peut être refusé, ou annulé après contrôle, dans les cas suivants :
- les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle,
- l’une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation (exigence d’un programme, remise d’une attestation de fin de formation, mentions devant figurer dans les conventions de formation et les contrats de formation, etc.) n’est pas respectée,
- l’une des pièces justificatives manque,
- la personne morale ou physique qui effectue la déclaration a été condamnée à une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle continue pendant 5 ans pour certains crimes et délits tels que ceux qui sont liés par exemple, à l’exercice illégal de la médecine et de la pharmacie, l’abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse, ou encore à des mouvements sectaires, etc.
Le préfet doit motiver les raisons du refus d’enregistrement et indiquer les modalités de recours.
L’Obligation : Le Bilan pédagogique et financier
Après la déclaration de création, le prestataire de formation doit établir un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité de l’année précédente avant le 30 avril de chaque année.
L’organisme de formation doit en conserver une copie.
Ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique, que l’activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non.
Le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos doivent être joints par les organismes de formation de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 € hors taxes au titre de la formation professionnelle continue.
Pour les organismes à activités multiples, un compte de résultat spécifique aux activités de formation professionnelle continue est à joindre au bilan pédagogique et financier.
