Et si on donnait de l’argent au patron ?

L’idée peut paraître absurde et pourtant ce phénomène est bien réel. Une étude menée par la SSII Unit4 révèle que les Français abandonnent 600 millions de notes de frais par an à leur patron, soit un cadeau de 212 € par an et par salarié.

Ces notes de frais professionnels sont en fait “non réclamées” à leur employeur. Pour le total des 9 pays étudiés (États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Espagne, France, Pays-Bas, Allemagne, Belgique et Suède), l’estimation totale s’élève à 14 milliards. Joli cadeau !

On le sait tous, la note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés pour le compte de son employeur. Elle prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise.

Le plus souvent, la note de frais porte sur :

• les frais de repas (en cas de repas d’affaires par exemple) ;
• les frais de déplacement ;
• les frais de logement (hôtel…), etc.

Pour éviter de donner un moyen de paiement de l’entreprise à chaque salarié, la note de frais est le système le plus couramment utilisé. Afin d’empêcher que le salarié ne fasse passer en note de frais certaines dépenses personnelles, l’entreprise émet plusieurs conditions pour que ces frais soient remboursés. Le salarié doit ainsi justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Dès lors que ces conditions sont réunies, le remboursement des frais par l’entreprise ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié.

Normalement, le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur. Même si le contrat de travail du salarié contient une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle seront pris en charge par ce dernier, une telle clause est réputée non-écrite. Pour rembourser les frais, l’employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Petit détail qui a son importance, contrairement aux salaires versés aux salariés, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales. En cas de contrôle, l’URSSAF peut ainsi vérifier que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés. Elle s’attachera tout particulièrement au contenu des notes de frais, qui doivent donc être les plus précises possibles.

Mais dans la pratique, ce beau et merveilleux système a de nombreux effets négatifs. La note de frais est assez contraignante pour le salarié et pour l’entreprise. Côté entreprise, celle-ci doit contrôler scrupuleusement les notes de frais de ses salariés pour éviter un éventuel redressement URSSAF et des dépenses non professionnelles. Et côté salarié, l’avance qu’il a effectuée doit être justifiée pour être remboursée. Il faut donc qu’il garde bien précieusement tous les tickets. Chance pour les employeurs, tous ne sont pas comptables, loin de là !

Un tiers des salariés affirment ne pas systématiquement demander le remboursement de l’ensemble des frais engagés. Les salariés américains sont en tête, 17 % renonçant en moyenne à 347 euros par an, soit un total de plus de 8,7 milliards de frais non réclamés. En Allemagne, 12 % des salariés ne réclament pas le remboursement de tous leurs frais, renonçant en moyenne à 292 euros, pour un total de 1,3 milliard, comme au Royaume-Uni. C’est 1 milliard au Canada, 500 millions en Espagne et aux Pays-Bas, 200 millions en Belgique et 170 millions en Suède.

De nombreuses raisons expliquent ces renoncements : montant trop faible, perte de justificatifs ou non envoi de la demande. Un quart des employés renonce à effectuer la demande de remboursement pour cause de procédure décourageante ou trop longue. Ces obstacles influent négativement sur l’opinion qu’ont les salariés de leur entreprise, engendrant une forte démotivation. Dans certains pays européens, un quart des salariés doit patienter plus d’un mois entre l’envoi de la demande et le remboursement. Dans l’ensemble toutefois, la plupart des frais sont remboursés dans un délai d’un mois.
Une démotivation qui se paie au prix fort puisque 24 % des salariés français disent se retrouver parfois en situation financière délicate à cause de cette absence de remboursement. 23 % ont la sensation que l’employeur tire ainsi un avantage financier à leurs dépens.  

Les coûts cachés d’une note de frais

Au-delà de la facture de restaurant que l’on souhaite se faire rembourser car on a invité un client de l’entreprise, d’autre coûts indirects viennent se greffer sur la note de frais.

Vingt minutes sont nécessaires en moyenne pour remplir une note de frais et le traitement total de la note représente un coût moyen de 53 euros. En outre, une fois sur cinq, le processus comporte des erreurs dont la correction requiert 18 minutes de traitement, engendrant un nouveau coût estimé à 48 euros.

Alors que le processus des notes de frais est largement automatisé aux États-Unis, 81 % des reçus sont encore au format papier en Europe, et seules 33 % des entreprises ont adopté le transfert par e-mail, contre 62 % en Amérique du Nord. “Les notes de frais sont numérisées dans 84 % des cas en Amérique du Nord, mais seulement dans 40 % en Europe”, relève l’étude. La gestion des réservations des chambres d’hôtel serait dans l’ensemble moins efficace que celle des transports aériens car les employés avancent les frais avant de se faire rembourser par leur employeur au lieu d’utiliser des solutions de paiement digitales au nom de l’entreprise, solutions qui permettraient d’enregistrer directement les transactions dans le système de comptabilité de cette dernière.

Les notes de frais sont généralement établies à chaque fin de mois mais il est possible de demander une avance à l’entreprise. Aucun délai n’est vraiment prévu par la loi, il convient que toutefois que ce dernier soit raisonnable.

Rappel :

Il existe quelques spécificités à maîtriser lorsque l’on établit une note de frais, notamment pour les éléments suivants : dépenses de restaurant, dépenses d’hébergement, indemnités kilométriques…

1. Pour les dépenses de restaurant qui figurent sur la note de frais, le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués sur le justificatif.
2. Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise si l’une des deux conditions suivantes est remplie :
   • le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50 km minimum),
   • ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet au moins).
     De plus, la TVA afférente aux dépenses d’hébergement ou de logement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants ou de leurs salariés est exclue du droit à déduction. Il n’est donc pas possible de la récupérer.
3. Pour le calcul des frais forfaitaires, il faut se référer au barème disponible sur le site de l’URSSAF :

Le chef de l’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut se faire indemniser sous forme d’indemnités kilométriques.

Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler :

• le motif du déplacement,
• le lieu de la mission,
• le kilométrage effectué,
• et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.