Gérer les créances clients

La guerre est déclarée aux mauvais payeurs. En BtoB (Business to Business – en français entreprise à entreprise), réclamer l’argent dû est une tâche fastidieuse, n’apportant aucun bénéfice supplémentaire, bien au contraire, des compensations sont indispensables. Que vos conditions de règlement soient avantageuses pour vos clients ou très contraignantes, les clients payent très souvent en retard, recourant à diverses méthodes pour faire traîner les règlements ou en profitent pour tenter d’avoir plus de services.

Un nouveau devis est signé. C’est la fête dans l’agence, la commande est belle, le nouveau client à l’air sympa. La production s’organise déjà pour préparer dans ses plannings le traitement de la commande.

Quelques jours plus tard, la prestation démarre. Il faudra quelques semaines de création et de nombreux allers-retours avec le client pour que le service soit pleinement rendu. Le client n’est pas toujours disponible et est en même temps très exigent. Il faut rappeler régulièrement au client les contours de la prestation ainsi que ses engagements contractuels. Mais un beau jour, la fin des travaux pointe tout de même le bout de son nez.

Pourtant, au moment où la production du service touche à sa fin, le client redemande de nouvelles corrections sur le travail alors même que celui-ci est achevé. Souhaitant conserver de bonnes relations avec son client, la production exécute les corrections si elle estime que celles-ci ne rentrent pas dans le cadre d’une « version 2 ».

Les travaux finalement achevés permettent au service facturation de prendre le relais et d’émettre la facture. A l’issue de tout ce travail, tout porte à croire que la partie est gagnée…

Il n’en est rien. Malgré une facturation stipulant un règlement à réception de facture, aucun règlement n’arrive. Une première lettre de relance par mail reste sans réponse et la seconde envoyée par courrier produit le même effet.

Puis, c’est à l’occasion d’une relance téléphonique que le circuit se trouve perturbé quand le chargé de recouvrement apprend que le client souhaite de nouvelles modifications ! Le client s’estime alors légitime à suspendre son règlement en exigeant un autre service. Après étude du dossier du client, l’agence constate que sa demande est irrecevable. En effet, la livraison effective des prestations contractuelles, l’absence de manifestation du client pendant la période de réalisation de la prestation et les différents mails du service production le confirment.

C’est donc une mise en demeure de paiement qui déclenchera le règlement. L’entreprise débitrice devra supporter des pénalités de retards et des frais de mise en recouvrement en sus du paiement de sa dette.

Construire des conditions générales de vente de qualité, parfaitement adaptées à votre business est une étape cruciale de votre protection juridique.

Vous pouvez faire évoluer de manière empirique vos CGV. Il suffit de faire le point sur les incidents vous opposant à certains clients et de détailler quelles sont les conditions qui vous conviennent. Au moment de signer un contrat, chacun de vos clients a le droit de négocier avec vous les termes de ces conditions. Vos délais de paiement doivent y figurer de façon claire et explicite. Il est également vital d’effectuer l’envoi des factures aux bonnes dates. Toute facture doit en outre, comporter les échéances contractuellement négociées ainsi que le taux d’intérêt de retard. Mettez des rappels dans votre agenda, embauchez un comptable, qu’importe ! Il faut envoyer les factures à temps. Ni trop tôt, ni trop tard.

Pour toutes les entreprises qui souhaitent se prémunir contre des impayés, l’affacturage est une solution. En passant par l’intermédiaire d’un factor, le risque de non-paiement de vos factures se trouve maîtrisé. En échange d’une commission négociée, vous cédez vos factures au factor qui vous règle immédiatement les sommes convenues. Il se charge ensuite de recouvrer la créance et fera son affaire d’éventuels litiges.

Il n’en demeure pas moins que ce service à un coût qu’il faut bien peser au regard de la prestation exécutée. Il est également possible de recourir à un service moins complet prenant la forme d’une assurance-crédit permettant de couvrir les risques d’insolvabilité de son portefeuille clients.

Lorsque votre client ne vous règle pas, il est de votre devoir de le relancer. Nous pouvons vous conseiller d’envoyer une première relance par mail quelques jours après la date de l’échéance. Ensuite, sans tarder, une relance par courrier vient renforcer vos demandes.

Si cela ne suffit pas, envoyer une mise en demeure. C’est la dernière étape avant une action, quelle qu’elle soit.

Si l’anticipation a été vaine et qu’une facture n’a pas été honorée dans les délais prévus, vous devez passer à une étape plus offensive. Vous avez à disposition une palette de moyens d’action plus ou moins agressifs pour le recouvrement d’une créance client : emprunter rapidement la voie judiciaire après une mise en demeure ou adopter une approche plus commerciale.

A noter : Les pénalités de retard de paiement sont dues de plein droit le jour qui suit la date de règlement mentionnée sur la facture sans qu’un rappel soit nécessaire (Art L 441-6 du code de commerce). Le débiteur fautif de ne pas avoir réglé ses factures aux dates d’échéances contractuelles est immédiatement redevable du montant de pénalités de retard, calculé selon le taux choisi par le vendeur (sous réserve qu’il soit conforme au minimum légal).

Depuis le 1^er janvier 2013, le débiteur est obligé de payer une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros en cas de retard de paiement (Loi du 22 mars 2012 dite de simplification du droit). Cette indemnité n’est pas soumise à la TVA et ne rentre pas dans le calcul des pénalités.

Le taux est libre mais ne doit en aucun cas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal, fixé à 0,87% au second semestre 2019. Servicepublic.fr préconise de s’appuyer sur le taux de la Banque Centrale Européenne (BCE) et de le majorer de 10 points. Ce n’est pas très pratique étant donné que le taux peut fluctuer.

Nous vous recommandons d’utiliser un taux compris entre 10% / an et 15% / an. 12% est le bon compromis car il a l’avantage d’être simple à utiliser : 1% du montant de la facture par mois de retard de paiement.

Le taux, annuel ou mensuel, peut être converti en taux journalier. Il est alors multiplié par le nombre de jours écoulés entre la date d’échéance et la date d’encaissement (ou la date à laquelle est fait le calcul, si le paiement n’est pas encore effectué). Il est appliqué sur le montant TTC de la facture. Comme ces sommes sont dues de plein droit, il n’est pas nécessaire de les facturer. Toutefois, il est possible de le faire si vous souhaitez que ce montant apparaisse au débit du compte de votre client. Dans ce cas, la facture est exonérée de TVA et est exigible immédiatement.

Bien que les indemnités de retards de paiement ne soient obligatoires qu’entre professionnels français, il est possible de les utiliser avec l’ensemble de ses clients, y compris à l’export. La notion d’intérêts de retard est très répandue dans le commerce international et elle constitue un outil très efficace pour obtenir une compensation financière aux retards de paiement et pour éduquer ses clients à payer aux dates d’échéances contractuelles.