La dématérialisation consiste à transformer les supports d‘information matériels en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s’agir tout simplement d’archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, etc., ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire, etc.
On estime qu’en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l’entreprise ! La dématérialisation réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papier en circulation entre les services. Elle évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impression. Cela a un impact important sur les coûts de traitement : 50 % en moyenne !
Autre avantage, puisqu’ils n’attendent plus d’être copiés ou acheminés vers le bureau qui prend en charge l’étape suivante, les documents dématérialisés sont traités plus rapidement. Le logiciel de dématérialisation peut même signaler à chaque opérateur, les documents électroniques qui attendent son intervention. Puis, les traitements sont effectués conformément aux règles fixées par l’entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur.
Enfin, moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d’encre utilisée, se traduisent par une contribution significative à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.
Gestion électronique de documents
Pour dématérialiser efficacement, il faut créer un processus de GED (Gestion électronique de documents). Cette GED représente l’utilisation de moyens informatisés pour l’ensemble de la gestion d’un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.). Il existe par exemple, des arborescences gérées par administrateur qui permettent d’uniformiser le rangement des documents.
L’objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents de l’entreprise, qu’ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d’être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.
Passer à la dématérialisation
En fin de compte, la dématérialisation est un processus qui transforme l’entreprise mais qui reste uniquement une façon de travailler, des outils et de la bonne volonté des utilisateurs.
Le passage au format numérique permet à l’entreprise de s’affranchir des contraintes temporelles liées à l’envoi postal. Le développement des réseaux a permis un accès instantané et partagé à l’information, facilitant ainsi le travail collaboratif sur des espaces dématérialisés communs (“les bureaux virtuels”).
L’exploitabilité directe des documents numériques et leur intégration par les outils de gestion, permettent des gains substantiels de traitement. Du point de vue des décideurs, cet élément constitue l’un des objectifs moteurs dans le choix de l’application du numérique au processus de facturation. La transmission électronique des données (factures, commandes, catalogues d’articles…) permet en effet, de réduire ou d’éliminer les tâches de saisie associées. La mise en place de “workflows” outillés et de restitutions automatisées admette l’identification de goulots d’étranglement dans le processus. Résultats, les opérateurs bénéficient d’un meilleur contrôle de l’engagement et de la réalisation de la dépense.
Les retours d’expérience montrent que ces évolutions vont de pair avec un recentrage des acteurs sur les tâches à forte valeur ajoutée (analyse, arbitrage, négociation). Elles s’accompagnent le plus souvent d’une centralisation des fonctions (comptabilité, achat, approvisionnement…), d’une refonte des profils des acteurs et d’une professionnalisation de certains rôles anciens ou nouveaux qui s’affranchissent des tâches de saisie pour se consacrer à leur cœur de métier. Ainsi, l’approvisionneur est mis en situation de pouvoir centraliser et optimiser le processus de passation des commandes sur la base des expressions de besoins émanant de l’ensemble de l’entreprise. Le gestionnaire de catalogues garantit l’industrialisation du processus via l’extension et la généralisation progressive de l’e-procurement. Le comptable fournisseur, soulagé des tâches de saisie, devient le pilote de la résolution des écarts de rapprochement entre la facture, la commande et la réception.
Pour éviter les rejets ou l’exécution de solutions non pérennes, il est primordial de définir une feuille de route de mise en œuvre. La feuille de route du projet permettra de prioriser les différents chantiers et tiendra compte des initiatives déjà lancées par l’entreprise. Elle permettra de faire le lien entre les éléments de faisabilité (technique, organisationnel, processus, réglementaire) et le retour sur investissement attendu. Il se peut que certaines tâches ne nécessitent pas de dématérialisation ou que le coût de la mise en place soit bien supérieur aux retours attendus.
Les retours d’expérience montrent également l’importance d’une conduite du changement d’ampleur, à la fois auprès des utilisateurs en interne et des partenaires externes, pour les former à l’utilisation de ces nouveaux canaux d’échange. Sans cela, l’entreprise s’expose à une dérive de ses processus cibles (réimpressions, erreurs d’adressage, manque de suivi des documents en attente de traitement) mettant en péril le retour sur investissement attendu.
Un exemple concret de dématérialisation : le bulletin de paie
Suite à la loi d’habilitation promulguée par le ministère de l’Économie et des Finances, les entreprises seront dans l’obligation de faire de la facturation électronique d’ici 2020.
La mesure est décrite dans le “choc de simplification” annoncé en 2013. L’objectif ? Rendre les démarches administratives des usagers et des entreprises moins nombreuses et surtout moins complexes. Parce que, si elles sont coûteuses en temps, elles pèsent aussi lourdement sur l’économie : selon l’OCDE, les charges administratives des entreprises coûteraient 60 milliards par an en France…
Pour les entreprises et leurs salariés, l’un des premiers documents concerné par la réforme sera le bulletin de paie. Un projet de loi est d’ailleurs actuellement en cours de rédaction.
Dans l’absolu, la dématérialisation des fiches de paie apparaît comme idéale : pour les employeurs, elle est synonyme de simplification et d’économie, pour les salariés, elle rime avec gain de temps, fluidité et sécurité. Et pourtant ! L’acceptation du concept ne fait pas l’unanimité…
De nombreux freins ont été identifiés suite à la promulgation d’une loi en 2009, autorisant la possibilité d’éditer des fiches de paie électroniques. Du côté des salariés, il faut garder à l’esprit que “nous ne sommes pas tous égaux face à la technologie” : les plus âgés n’appréhendent pas la transition numérique de la même façon que la génération Y, composée de digital natives ; le taux d’équipement n’est pas non plus uniforme sur tout le territoire.
En outre, les Français restent majoritairement attachés au format papier, qui paraît offrir plus de fiabilité. La confidentialité des données électroniques est en effet le sujet d’inquiétude principal.
Et pour les employeurs, un tel changement demande de former les équipes RH mais aussi et surtout de déployer des efforts importants de sensibilisation des collaborateurs.
Les entreprises devront sûrement proposer des prestations hybrides : éditer des bulletins papiers, doublés ou non, de leurs versions électroniques, ou seulement des formats électroniques pour ceux qui le souhaitent. Pour les formats “Print”, il est également envisageable d’en externaliser la diffusion pour réaliser des économies. Il faut avoir à l’esprit que la dématérialisation des bulletins de paie peut générer des économies substantielles : de 20 à 42 centimes par document.
Ce que l’on ne veut pas savoir sur la dématérialisation
Deux aspects méritent une attention particulière lors d’un projet de dématérialisation. Un tel projet a un impact fort sur l’organisation des services et des processus métier. Pour que les factures soient traitées en 2 jours au lieu de 2 semaines, il faut réorganiser entièrement le flux des documents électroniques et les attributions de chacun des intervenants. Cela ne se fait pas sans la participation active des personnels concernés.
Mais, deuxième impact à considérer, cette automatisation conduit généralement à un gain de productivité important. L’aspect social est alors en jeu : l’effectif du service “dématérialisé” devient trop important et il faut supprimer des emplois.
