La norme NF 525

Depuis le 1^er janvier 2018, tous les assujettis à la TVA qui comptabilisent les règlements de leurs clients au moyen d’un système de caisse doivent utiliser un logiciel qui répond à des exigences strictes en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Cela signifie que l’exploitant doit pouvoir détenir la preuve que le logiciel qu’il utilise répond bien aux normes applicables. Le logiciel peut être certifié soit par un organisme accrédité, soit par l’éditeur  du logiciel qui délivre une attestation individuelle conforme au modèle fixé par l’administration.

Deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation : AFNOR certification (secrétariat technique INFOCERT), accréditation n°5-0030 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel “NF 525 ” ainsi que le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel “Référentiel de certification des systèmes de caisse”.

Pourquoi la norme NF 525 ?

Il a été estimé en 2015 par Michel Sapin, alors ministre des Finances que la fraude à la TVA faisait perdre près de 17 milliards d’euros par an à l’État Français. Afin de lutter contre cette pratique, une règlementation des systèmes d’encaissement a été mise en place. Rappelons que la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) représente en termes de rendement, le premier impôt et a rapporté à l’Etat en 2018 un peu plus de 208 milliards d’euros.

Qui est concerné ?

Le dispositif visait initialement, dans la loi de finances pour 2016, les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion. Par décision du ministre de l’action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi, seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes à la TVA constatées, sont concernés par la mesure.

Le dispositif est entrée en vigueur le 1er janvier 2018.

La loi n’impose en aucun cas à tous les professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants qui n’en utilisent pas, ne sont donc pas concernés par la mesure.

Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces.

Ces mesures législatives excluent les opérations entre assujettis à la TVA (opérations entre professionnels, B to B) et celles des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise TVA (notamment auto-entrepreneurs) ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.

Par ailleurs, le dispositif est également applicable à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Dans ce cas, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.

Enfin, si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.

La direction générale des Finances Publiques (DGFiP), chargée du contrôle du respect de cette obligation, a accompagné en 2018 les entreprises dans la première année de mise en place du dispositif. La diligence des entreprises pour se mettre en conformité sera prise en compte à l’occasion des contrôles. Néanmoins, une amende d’un montant de 7 500€ sera applicable pour les entreprises n’ayant sciemment fait aucune démarche de mise en conformité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVA DECLA-30-20-10. Autrement dit, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis.

Ainsi, les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d’application du dispositif.

En revanche, ceux dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients qui ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.

De la même façon, ceux dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.

Il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.

Comment obtenir la certification NF 525 ?

Pour la plupart des commerçants qui ont acheté ou loué leur solution, c’est l’éditeur du logiciel qui se charge de leur fournir ce document, en l’espèce, un certificat de conformité.

Le document de certification doit être individuel, c’est-à-dire qu’il doit être établi au nom de l’entreprise utilisatrice, et produite par l’éditeur du logiciel de caisse concerné. Sur ce document doivent apparaître les éléments suivants :

• Le nom et la référence précise du logiciel ;
• La date d’acquisition du logiciel ;
• La mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

En revanche si le logiciel a été développé en interne ou que vous disposez des ressources nécessaires à la modification du code source, vous êtes donc considéré comme l’éditeur de la solution.

On entend par « éditeur » du logiciel ou du système de caisse, la personne qui détient le code source du logiciel ou système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres de ce produit.

Le certificat de conformité du logiciel de caisse peut être établi de deux manières :

• Soit par l’éditeur du logiciel
• Soit par un tiers

Dans le premier cas, c’est l’éditeur qui délivre lui-même le certificat de conformité. On parle donc d’auto-certification.

Dans le second cas, l’éditeur du logiciel demande à un tiers, organisme accrédité, de certifier que son logiciel est conforme à la loi.

Quel matériel choisir pour mon activité commerçante ?

Il n’est pas toujours simple pour un commerçant de bien choisir son logiciel de caisse, car au-delà des nombreux avantages qu’il représente (gain de temps, meilleure gestion, outil de preuve, etc.), il doit avant tout répondre à ses besoins.

Voici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche :

• Réfléchissez au contexte dans lequel celui-ci sera intégré, dans la gestion de votre quotidien. Vous devrez vous sentir à l’aise avec son utilisation. Pour cela, il doit être simple et accessible à tous les membres de votre équipe. Vos employés ou vous-même devrez être en mesure de le prendre en main rapidement, et ce, sans connaissances spécifiques en informatique.
• Choisissez le bon éditeur. Celui-ci doit impérativement vous mettre à l’aise, parler le même langage que vous et comprendre vos besoins.
• Visez un logiciel qui offre un gain de temps et de productivité dans vos tâches quotidiennes. Vous améliorerez ainsi la productivité de vos équipes et votre chiffre d’affaires. Pour cela, il se doit d’être plus qu’un simple logiciel de caisse. Il doit assurer la gestion des stocks, une comptabilité automatisée, un suivi des clients, l’export de documents à votre expert-comptable, etc.
• Le logiciel doit être spécifique à votre secteur d’activité. Chaque métier possède ses particularités et votre logiciel de caisse doit être adapté, que vous ayez un commerce de restauration, d’habillement, d’hôtellerie, de coiffure…
• Il doit être disponible partout. Que vous soyez derrière votre comptoir, chez vous, à votre dépôt, etc., il doit être accessible en permanence sur votre tablette ou votre smartphone.
• Et bien évidemment, il doit respecter la norme NF525 !

Que contient la norme NF 525 ?

La norme NF 525 est également appelée NF Logiciel de gestion d’encaissement. C’est un ensemble de règles, mais c’est aussi une marque qu’il est interdit d’associer sans autorisation à un produit.

C’est le groupe AFNOR qui est le propriétaire de la marque NF, mais plusieurs organismes tiers peuvent développer ou établir des certifications aux normes AFNOR. Par exemple, INFOCERT, spécialisé en certification de logiciels, gère la marque NF 525 pour le compte d’AFNOR Certification.

La norme NF 525 conforme à la règlementation en vigueur, est reconnue par les acteurs de la filière.

Elle concerne trois catégories de systèmes d’encaissement, appelés plus communément logiciels de caisse, dont nous donnons ici une définition simplifiée :

• A : les systèmes d’encaissement autonomes
• B : les systèmes d’encaissement reliés à un système externe
• C : les systèmes d’encaissement reliés à un système externe incorporant une gestion comptable et financière

Elle requiert de la part de l’éditeur de logiciels :

• Le respect de la norme ISO 9001. Il s’agit d’un ensemble d’exigences de qualité visant notamment à la satisfaction du client
• Le respect de la norme ISO/CEI 2505 qui comporte des règles de qualité applicables à tous les progiciels (et non uniquement liées à l’encaissement)
• Le respect des obligations légales, notamment en matière « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » comme le stipule l’article 286 du Code général des impôts modifié par les articles 88 et 105 respectivement des lois de finances des 29 décembre 2015 et 30 décembre 2017.

Les points traités par la norme NF 525:

• Sécurité : sécuriser les données d’origine par signature électronique ;
• Inaltérabilité : enregistrement des données sans détérioration (effacement d’écriture) ;
• Archivage : les données doivent être figées et datées avec un dispositif qui garantit les informations ;
• Conservation : enregistrement et clôture de données à une période définie pour calculer le total des opérations grâce à une piste d’audit ;
• Impression de ticket de caisse avec signature et numéro du certificat NF du logiciel de gestion de l’encaissement.

Obtenir la certification NF 525 pour les éditeurs

Le processus de certification requiert une étude approfondie de la solution. La première phase de certification requiert un audit du certificateur qui dure généralement plusieurs jours. Il doit étudier les possibilités offertes à l’utilisateur et tenter de trouver des failles de sécurité.  Une fois obtenu, le certificat de conformité est valable un an.

En principe, un éditeur de logiciel n’a pas le droit d’apposer le logo NF sur ses publications tant qu’il n’a pas obtenu la certification NF525. Il ne peut pas non plus se prétendre « en cours de certification » car l’obtention du certificat est binaire ; l’éditeur l’a ou ne l’a pas ! Si vous avez des doutes concernant un éditeur de logiciels, vous pouvez le lever facilement en vous rendant sur le site de la norme NF 525 et en effectuant une recherche sur le nom du produit ou de l’éditeur.

A savoir :

Consulter le Code Général des Impôts :
Obligation d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse conforme
 https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10693-PGP