Pour gérer leurs données financières, les entreprises utilisent le grand livre de comptes SAP, à partir duquel elles doivent produire des rapports financiers précis et dans les délais. Mais le nombre d’écritures augmentant de façon exponentielle, il est devenu de plus en plus difficile pour un contrôleur ou un directeur financier de réaliser cette tâche. Nous avons identifié 4 goulots d’étranglement, qui affectent cette mission et, in fine, les résultats de l’entreprise, tout en l’empêchant de reprendre le contrôle de ses processus d’écritures comptables. Aujourd’hui, des technologies d’automatisation peuvent les aider à sortir de ces impasses, sans pour autant avoir à subir une transformation numérique complète.
Des systèmes d’enregistrement multiples et une pyramide de données
Le premier goulot d’étranglement de la saisie comptable que nous avons identifié vient des systèmes d’enregistrements multiples. La plupart des grandes entreprises se sont en effet développées en partie sur de la croissance externe. Par conséquent, bon nombre d’entre elles se retrouvent avec un mélange de différents systèmes et d’instances incompatibles, qui rend difficile l’établissement des rapports financiers.
Autre problématique récurrente, les opérations financières – réserves, charges à payer, provisions, ajustements et changements dans l’environnement de travail…- qui représentent un volume comptable considérable pouvant mettre à l’épreuve même l’organisation financière la mieux gérée. Comment, en effet, se débrouiller lorsque l’on doit traiter plus de 20 000 écritures comptables dans un délai de quatre jours pour terminer la clôture trimestrielle des comptes ? Les restrictions techniques dans SAP limitent le nombre de postes individuels qu’il est possible de charger dans une écriture unique. Il faut alors fractionner les documents ou les enregistrer dans plusieurs dossiers, ce qui crée d’autres complications. Quant aux processus manuels de saisie comptable, elles sont lentes, coûteuses et sujettes aux erreurs : un défi supplémentaire pour ces processus déjà inefficaces.
Une gestion des écritures comptables mal adressée et une qualité de données insuffisante
La gestion des écritures comptables apparait comme le 3e goulot d’étranglement. Ces données nécessitent souvent des processus de workflow complexes avant d’être enregistrées dans SAP. Les revues et les approbations doivent être sécurisées, des règles d’acheminement strictes créées, un suivi et une vérification manuelle effectués. Tout cela afin de s’assurer que les écritures approuvées ont bien été imputées. Au fur et à mesure que la quantité de données augmente et que l’entreprise se structure, les méthodes manuelles deviennent insoutenables.
Enfin, le dernier écueil analysé concerne la qualité des données financières. Pour bien fonctionner, l’entreprise doit s’assurer qu’elles disposent de data fiables. Seulement, le maintien et l’amélioration de leur qualité constituent un défi permanent. Des erreurs simples peuvent mener à des problèmes majeurs. Les directeurs financiers étant déjà sous pression, il est impératif que l’information soit aussi exacte que possible. Dans le cas contraire, l’entreprise court des risques importants associés aux certifications avec des réserves et aux retraitements, causés notamment par des processus manuels et des systèmes d’enregistrement multiples, qui conduisent à de nombreuses erreurs de données.
L’automatisation pour faire sauter les goulots d’étranglement
Pour déboucher ces différents goulots d’étranglement, l’automatisation des processus apparait comme une voie à explorer. Ces technologies se font en effet progressivement une place dans l’entreprise. Elles viennent gérer les tâches répétitives, structurer la récupération de données, mais aussi mettre un terme aux processus manuels, sources d’erreurs.
Mais tous les processus ne s’automatisent pas facilement, notamment lorsqu’ils concernent des données aussi critiques et complexes que les informations financières. Le choix d’une solution adaptée et complémentaire au logiciel de gestion en place est donc primordial. Ces solutions vont permettre de récupérer les données sur les différents systèmes ERP et de les agréger dans des tableaux Excel®, auxquels les utilisateurs sont déjà habitués. Grâce à elles, les utilisateurs vont résoudre facilement leurs différentes problématiques et gagner du temps pour se consacrer à des tâches plus stratégiques, ce qui, in fine, permettra à l’entreprise de gagner en performance.
