La recherche de nouveaux fournisseurs peut s’effectuer : sur Internet ou les pages jaunes de l’annuaire (voir annexe); lors des foires, salons, expositions; dans des fichiers des chambres de commerce et d’industrie; dans des revues ou annuaires professionnels.
Une entreprise achète aussi des services (charges externes) : comptes 61 – 62. L’entreprise commerciale : elle achète des marchandises (compte 607 Achats de marchandises) et elle les revend sans aucune transformation (compte 707 Ventes de marchandises).
Art. 410-4 du PCG : « L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures.
Toutes données comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve ».
La comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants, pour faits de commerce. Si elle a été irrégulièrement tenue, elle ne peut être invoquée par son auteur à son profit. La communication des documents comptables ne peut être ordonnée en justice que dans les affaires de succession, communauté, partage de société et en cas de redressement ou liquidation judiciaires.
La documentation de base
Le Plan Comptable Général (PCG) : classeur imprimé par l’Imprimerie nationale (tél. 03-27-93-70-70). Le magazine Comptazine qui présente l’actualité de manière claire et concise. La Revue Fiduciaire comptable qui contient divers dossiers approfondis sur des questions particulières. Les mémentos EFL présentent, de manière exhaustive et approfondie, l’ensemble de la réglementation française applicable à la comptabilité financière.
Le processus de normalisation comptable oppose, en simplifiant, deux acteurs : les pouvoirs publics et les professions comptables. Les premiers prennent en charge les intérêts de la société dans son ensemble, alors que les seconds défendent les aspirations du monde des affaires. Les deux points de vue ne s'opposent pas systématiquement.
Une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement.
L'organisation du système de traitement permet de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives.
Dans le Plan comptable général 1999 (PCG99), le terme Comptabilité générale a disparu au profit du terme unique de Comptabilité.
En effet, le PCG99 ayant exclu de son champ la Comptabilité analytique qui ne relève pas du droit comptable, la distinction est superflue dans le texte.
Cependant il peut être toujours utile de distinguer les deux branches de la comptabilité. Aujourd’hui, l’expression Comptabilité financière est souvent utilisée à la place de celle, ambiguë, de comptabilité générale.
La continuité de l'exploitation. IASC norme IAS 1 : «les états financiers d'une entreprise sont établis : Sur une base de continuité d’exploitation à moins que la liquidation ou la cession d’activité prochaine de l’entreprise ne soit probable. Lorsque les états financiers ne sont pas établis sur cette base, ce fait doit être indiqué et justifié. Les incertitudes quant à la continuité de l’exploitation doivent être indiqués». Ce principe est donné également par l'article L123-20 du Code de Commerce : «Pour leur établissement (les comptes), le commerçant, personne physique ou morale, est présumé poursuivre ses activités» et dans le PCG art. 120-1 : « La comptabilité permet… de continuité d’activité ».
2.1.4 Sincérité et régularité
Ces qualités sont énoncées par le Code de Commerce (article L123-14) et par le PCG qui reprennent une expression traditionnelle du droit comptable français. La sincérité donne une présomption de fidélité. « La comptabilité est conforme aux règles et procédures en vigueur et procédures en vigueur qui sont appliquées avec sincérité afin de traduire la connaissance que les responsables de l’établissement des comptes ont la réalité et de l’importance relative des événements enregistrés » (PCG art. 120-2).
La sincérité est la loyauté et la bonne foi dans l'établissement des comptes.
