Tenir une AG

Pour chaque exercice, le dirigeant de l’organisation a l’obligation de convoquer au moins une fois les actionnaires ou associés en Assemblée Générale (AG) pour la définition des grandes lignes de fonctionnement et l’approbation des comptes. Cette formalité doit être remplie conformément aux dispositions statutaires et légales de la société. Mais cette année 2021 est encore bousculée par le coronavirus.

Quelles sont les adaptations exceptionnelles et temporaires apportées aux règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération en cette période sanitaire particulière ?

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 0et le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 ont modifié les règles de réunion et de délibération des assemblées en raison de l’épidémie de covid-19. Ces mesures ont été prolongées au moins jusqu’au 31 juillet 2021.

Les autorisations et modifications temporaires portent sur :

• l’autorisation des assemblées « à huis clos » (article 4 de l’Ordonnance) ;
• l’extension et l’assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 5 de l’Ordonnance), à la consultation écrite (article 6 de l’Ordonnance), au vote par correspondance (article 6-1 de l’Ordonnance) et au vote électronique (article 5 du Décret, pour certains groupements uniquement) ;
• l’extension et l’assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 8 de l’Ordonnance) et à la consultation écrite (article 9 de l’Ordonnance) pour les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.

Au contraire, n’ont pas été prolongées à ce stade :

• les adaptations apportées par l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 aux délais de procédure ;
• les adaptations apportées par l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 aux délais prévus par la loi pour l’établissement, la présentation ou l’approbation des comptes des groupements de droit privé.

Les dispositions à prendre avant de convoquer une AG

En amont de l’Assemblée Générale, le dirigeant ou le gérant doit arrêter les comptes et préparer les comptes annuels. Ceux-ci sont composés de quatre documents : l’inventaire, le compte de résultat, le bilan et les éventuelles annexes. Il doit également rédiger le rapport de gestion qui fait l’état des lieux général de la société. Il décrit sa situation au cours de l’exercice clôturé, son évolution, les grands évènements qui se sont déroulés entre la date de clôture de l’exercice et celle de la réalisation du rapport.

Ces documents doivent être mis à disposition des associés ou actionnaires au moins un mois avant la convocation à l’AG.

Quel est le contenu de la convocation ?

Une convocation contient l’indication du lieu (si réunion physique), date et heure de tenue mais aussi tous les éléments nécessaires pour permettre aux associés de voter en toute connaissance de cause sur l’ordre du jour qui leur est communiqué et dont la liste varie selon l’objet de l’assemblée. Le dirigeant doit notamment transmettre le texte du projet des résolutions qui seront soumises aux votes.

Toutefois, la situation sanitaire ne permet plus certains rassemblements. Le législateur a donc prévu de créer des assemblées « à huis clos ». Cette assemblée est tenue sans que les membres de l’assemblée n’assistent à la séance en y étant présents physiquement ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Dans ce cas, les membres de l’assemblée participent et votent selon les autres modalités prévues par la loi ou les règlements et, le cas échéant, les statuts du groupement ou le contrat d’émission.

Quand faut-il convoquer une AG ?

Selon la législation française, les associés ou actionnaires doivent approuver les comptes de la société au cours d’une AG au plus tard dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Par exemple, si les comptes de la société sont clôturés le 31 décembre 2020, l’AG doit se tenir avant le 30 juin 2021. Toutefois, les dirigeants peuvent adresser une requête de prolongation de ce délai au président du tribunal de commerce. Le cas échéant, l’entreprise peut être sanctionnée pénalement.

Quel est le mode de convocation d’une assemblée générale ?

L’avis de convocation d’une assemblée générale doit être envoyé aux actionnaires ou associés, par lettre recommandée, au moins 15 jours avant la date fixée. Cependant, les statuts de l’entreprise peuvent prévoir un délai supérieur.

Dans l’avis de convocation, l’ordre du jour doit être clairement détaillé. Les actionnaires pourront donc poser leurs questions aux dirigeants par écrit. Ainsi, ils auront le temps de préparer les réponses avant le jour J. Attention, le non-respect de ces dispositions peut entraîner la nullité de l’AG.

Une récente réponse ministérielle sur les modalités pratiques de convocation des assemblées générales de SARL rappelle l’exigence d’une lettre recommandée AR, incite à s’intéresser dans le détail à ces formalités en sociétés pluripersonnelles pour éviter de se heurter à des contestations voire à des nullités.

La tenue de l’AG en situation sanitaire dégradée

En premier lieu, la société (ou toute autre forme de groupement) peut organiser une conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Ce mode de participation, véritable alternative à la présence physique, doit être privilégié. Il est ouvert à l’ensemble des sociétés et autres formes de groupement et à l’ensemble des assemblées, y compris lorsque les règles qui les régissent normalement ne le prévoient pas. En outre, il peut exceptionnellement être mis en œuvre même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposent.

Une conférence téléphonique ou audiovisuelle peut être mise en œuvre quel que soit l’ordre du jour de l’assemblée, y compris pour les décisions relatives aux comptes.

Ces moyens techniques doivent remplir certaines conditions, précisées par les textes applicables. De façon générale, ils doivent :

• Permettre l’identification des membres de l’assemblée ;
• Transmettre au moins la voix des participants ; et
• Permettre la retransmission continue et simultanée des débats.

Le recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle demeure cependant une option facultative, qui ne peut être mise en œuvre qu’en présence de moyens techniques adéquats.

Cette possibilité peut par exemple être mise en œuvre lorsque le nombre de membres est restreint, ce qui facilite leur identification.

D’autres modes de participation peuvent être mis en œuvre, dans les conditions prévues par les textes propres à chaque société ou autres formes de groupement (par exemple, le vote à distance ou la consultation par un acte recueillant le consentement des membres).

Si la participation “à distance” des membres d’organes de gouvernance était déjà possible, celle-ci restait soumise à un certain nombre de contraintes. Ainsi, pour un conseil d’administration de société anonyme, encore fallait-il que cela soit prévu dans son règlement intérieur.

L’ordonnance renverse ce principe en énonçant que sont réputés présents ceux qui participent à distance ; nul besoin désormais de le prévoir dans les statuts ou dans le règlement intérieur et toute clause contraire est neutralisée. L’ordonnance généralise aussi le recours à la consultation écrite pour la prise de décision des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.

La possibilité de réunir ces organes de gouvernance à distance s’appliquera à toutes les décisions, y compris celle d’arrêté des comptes qui nécessitait jusqu’ici une réunion physique.

Les problématiques liées au huis clos

Pour des motifs sanitaires, l’Ordonnance prévoit la possibilité de déroger, de façon exceptionnelle et temporaire, au droit d’assister à la séance (à moins qu’une conférence téléphonique ou audiovisuelle ne soit organisée), ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance.

Les membres de l’assemblée conservent tous leurs autres droits, en particulier le droit de voter et, si les textes applicables à l’assemblée le prévoient, le droit de poser des questions écrites, celui de demander l’inscription de points ou de résolutions à l’ordre du jour, etc.

A l’impossibilité de voter en “direct” s’ajoutera probablement l’impossibilité de formuler en cours de séance une demande d’ajout ou de modification de résolution. Dans la même veine, les questions orales posées en cours d’assemblée pourraient aussi être remises en cause.

Les sociétés resteront néanmoins libres de prévoir un maintien de ces droits sous une forme potentiellement dégradée. Ainsi, pourrait être organisée la possibilité pour les actionnaires de soumettre en amont de l’assemblée leurs questions orales ou modifications de résolution, de manière assez similaire à ce qui existe pour les questions écrites.

Les grandes lignes du procès-verbal (PV)

À l’issue d’une AG, un procès-verbal doit être dressé. Il doit contenir au moins :

• la date de l’AG ;
• le lieu de la rencontre ;
• l’identité et les qualifications du dirigeant ;
• l’identité de chaque actionnaire ou associé présent ou représenté, avec toutes les précisions sur le nombre d’actions ou de parts détenues ;
• le résumé de la réunion ;
• les rapports et documents soumis à l’assemblée ;
• la feuille de présence ;
• le résultat des votes et l’ensemble des résolutions adoptées.

NB : Au plus tard un mois après l’approbation des comptes annuels de l’entreprise par l’assemblée générale ordinaire, le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes et les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce de la ville ou du département.